¿Tu academia está preparada para Verifactu? Descubre qué cambia y cómo adaptar tu gestión sin complicaciones.
Si diriges una academia de idiomas, refuerzo, música, danza, oposiciones o cualquier otro centro de formación, probablemente ya hayas oído hablar de Verifactu. Y si aún no lo tienes claro, te recomendamos leer antes nuestra [guía práctica sobre Verifactu para academias]
En este articulo te ayudamos a resolver algunas dudas en mayor profundidad: ¿cuándo tienes que adaptarte?, ¿tienes que cambiar de programa?, ¿qué pasa con las mensualidades?, ¿puedes seguir cobrando por domiciliación bancaria?, ¿y si una empresa te pide una factura?
La clave es esta: Verifactu no obliga a convertir cada cobro de una academia en una factura. La normativa establece nuevos requisitos para determinados sistemas informáticos utilizados para expedir facturas.
Por eso, más que buscar simplemente un «programa Verifactu», merece la pena preguntarse si el software que utilizas cumple la normativa y, además, está pensado para la forma en la que funciona una academia.
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VERIFACTU es una de las modalidades previstas en el nuevo marco de requisitos para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), regulado principalmente por el Real Decreto 1007/2023.
El reglamento exige garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, además de incorporar un código QR en las facturas.
Los sistemas deberán estar adaptados antes del:
Estas fechas fueron modificadas por el Real Decreto-ley 15/2025.
Excepciones: quedan exentos los contribuyentes de País Vasco y Navarra, las empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información) y quienes no estén obligados a emitir facturas.
No necesariamente.
Esta es una de las cuestiones más importantes para cualquier academia: hay que distinguir entre cobrar una cuota y expedir una factura.
Que una academia cobre una mensualidad mediante domiciliación bancaria, transferencia o tarjeta no determina por sí solo si existe obligación de emitir una factura. La obligación de facturar depende de las reglas generales de facturación y de las características de cada operación.
Por ejemplo, existen supuestos en los que es obligatorio expedir factura cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal o cuando el destinatario la exige para ejercer un derecho de naturaleza tributaria.
Por tanto, Verifactu no significa que una academia tenga que generar automáticamente una factura por cada alumno y cada mensualidad.
Lo que cambia es la forma en la que debe funcionar el sistema informático utilizado para expedir las facturas cuando ese sistema está sujeto al reglamento.
Las remesas SEPA siguen siendo perfectamente compatibles con la gestión de una academia. Verifactu no sustituye las domiciliaciones ni cambia el funcionamiento de este medio de cobro.
Lo interesante es que el software conecte los cobros con el resto de la gestión.
Una academia puede matricular a un alumno, asignarle una cuota, generar sus recibos, preparar una remesa, controlar una posible devolución y, cuando sea necesario, emitir una factura utilizando la información que ya tiene registrada.
También puede tener clientes profesionales. Por ejemplo, una empresa puede contratar formación para sus trabajadores y solicitar una factura. Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, debe expedirse factura.
Estas facturas también deben gestionarse conforme al RRSIF (Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación en España) cuando se expidan mediante un sistema informático sujeto a la normativa.
La exención de IVA no implica quedar fuera del RRSIF.
Además, no todas las actividades de una academia están necesariamente exentas.
La Ley del IVA contempla determinadas actividades educativas exentas, como algunos servicios de enseñanza de idiomas o de formación y reciclaje profesional, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 20 de la Ley.
Por eso, no todas las clases de una academia tienen el mismo tratamiento fiscal. El software debe permitir configurar correctamente las operaciones que realiza cada centro.
Si tienes dudas, nuestro mejor consejo es que preguntes a tu gestoría para evitar cometer errores.
Cumplir la normativa es imprescindible. Pero para una academia hay otra pregunta igual de importante: ¿el programa está diseñado para gestionar un centro de formación?
El productor del software debe emitir la declaración responsable correspondiente a cada versión del sistema, en la que declara que cumple los requisitos establecidos por la normativa.
No te quedes únicamente con el mensaje «somos Verifactu». Pregunta cómo está adaptado el sistema y cómo se gestionarán las futuras actualizaciones normativas.
Además de emitir facturas, un software para academias debería permitirte gestionar también alumnos, familias, matrículas, grupos, cuotas y bajas.
La información que ya tienes en la gestión del centro debería poder aprovecharse cuando necesites facturar.
Las academias trabajan con cuotas periódicas, domiciliaciones, remesas y recibos devueltos. Tener esta información conectada con el resto de la gestión evita duplicar datos y procesos.
Cuando una familia o una empresa necesita una factura, no debería ser necesario empezar de cero ni introducir de nuevo todos los datos.
La facturación debería formar parte de la gestión de la academia, no ser otro proceso independiente.
Si solo necesitas emitir algunas facturas, un programa de facturación puede ser suficiente.
Pero si además gestionas alumnos, matrículas, cuotas, cobros y familias, un software especializado puede ahorrarte trabajo y evitar que tengas varias herramientas que no comparten información.
La cuestión no es qué herramienta tiene más funciones. Es cuál encaja mejor con la forma en la que trabaja tu academia.
Acadesoft está diseñado específicamente para academias y centros de formación.
Por eso, la facturación forma parte de un entorno en el que también puedes gestionar alumnos, familias, matrículas, grupos, cuotas, cobros y remesas SEPA.
El módulo de facturación está adaptado a los requisitos del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, para que puedas afrontar el cambio normativo sin tener que añadir una herramienta independiente a tu gestión diaria.
Porque cumplir con Verifactu es importante. Pero gestionar tu academia de forma sencilla también.
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Los plazos son el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados incluidos en el reglamento.
No. La normativa de sistemas informáticos de facturación no establece por sí misma que cada mensualidad cobrada tenga que convertirse en una factura. La obligación depende de las reglas generales de facturación y de cada operación.
Sí. Las remesas y domiciliaciones SEPA siguen siendo medios de cobro válidos. Lo recomendable es que el software de la academia permita conectar los cobros con el resto de la gestión.
Sí, cuando la academia está dentro del ámbito del RRSIF y utiliza un sistema informático sujeto al reglamento para expedirlas. Además, en determinadas operaciones B2B existe obligación de expedir factura.
Sí. Acadesoft dispone de un módulo de facturación adaptado a los requisitos del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, integrado con las herramientas de gestión específicas de las academias.
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Te ayudamos a llevar la gestión de tu academia de forma fácil.
