La teva acadèmia està preparada per a Verifactu? Descobreix què canvia i com adaptar la gestió sense complicacions.
Si dirigeixes una acadèmia d'idiomes, repàs, música, dansa, oposicions o qualsevol altre centre de formació, probablement ja hauràs sentit a parlar de Verifactu. I si encara no ho tens clar, et recomanem llegir abans la nostra [guia pràctica sobre Verifactu per a acadèmies].
En aquest article t'ajudem a resoldre alguns dels dubtes amb més profunditat: quan t'has d'adaptar?, has de canviar de programa?, què passa amb les mensualitats?, pots continuar cobrant per domiciliació bancària?, i si una empresa et demana una factura?
La clau és aquesta: Verifactu no obliga a convertir cada cobrament d'una acadèmia en una factura. La normativa estableix nous requisits per a determinats sistemes informàtics utilitzats per expedir factures.
Per això, més que buscar simplement un «programa Verifactu», val la pena preguntar-se si el programari que utilitzes compleix la normativa i, a més, està pensat per a la manera com funciona una acadèmia.
Pexels
VERIFACTU és una de les modalitats previstes en el nou marc de requisits per als Sistemes Informàtics de Facturació (SIF), regulat principalment pel Reial decret 1007/2023.
El reglament exigeix garantir la integritat, conservació, accessibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació, a més d'incorporar un codi QR a les factures.
Els sistemes hauran d'estar adaptats abans del:
Aquestes dates van ser modificades pel Reial decret llei 15/2025.
Excepcions: queden exempts els contribuents del País Basc i Navarra, les empreses acollides al SII (Subministrament Immediat d'Informació) i els qui no estiguin obligats a emetre factures.
No necessàriament.
Aquesta és una de les qüestions més importants per a qualsevol acadèmia: cal distingir entre cobrar una quota i expedir una factura.
Que una acadèmia cobri una mensualitat mitjançant domiciliació bancària, transferència o targeta no determina per si sol si hi ha obligació d'emetre una factura. L'obligació de facturar depèn de les regles generals de facturació i de les característiques de cada operació.
Per exemple, hi ha supòsits en què és obligatori expedir factura quan el destinatari és un empresari o professional actuant com a tal, o quan el destinatari l'exigeix per exercir un dret de naturalesa tributària.
Per tant, Verifactu no vol dir que una acadèmia hagi de generar automàticament una factura per cada alumne i cada mensualitat.
El que canvia és la manera com ha de funcionar el sistema informàtic utilitzat per expedir les factures quan aquest sistema està subjecte al reglament.
Les remeses SEPA continuen sent perfectament compatibles amb la gestió d'una acadèmia. Verifactu no substitueix les domiciliacions ni canvia el funcionament d'aquest mitjà de cobrament.
El que és interessant és que el programari connecti els cobraments amb la resta de la gestió.
Una acadèmia pot matricular un alumne, assignar-li una quota, generar-ne els rebuts, preparar una remesa, controlar una possible devolució i, quan calgui, emetre una factura utilitzant la informació que ja té registrada.
També pot tenir clients professionals. Per exemple, una empresa pot contractar formació per als seus treballadors i sol·licitar una factura. Quan el destinatari és un empresari o professional que actua com a tal, s'ha d'expedir factura.
Aquestes factures també s'han de gestionar d'acord amb l'RRSIF (Reglament de Sistemes Informàtics de Facturació a Espanya) quan s'expedeixin mitjançant un sistema informàtic subjecte a la normativa.
L'exempció d'IVA no implica quedar fora de l'RRSIF.
A més, no totes les activitats d'una acadèmia estan necessàriament exemptes. La Llei de l'IVA preveu determinades activitats educatives exemptes, com alguns serveis d'ensenyament d'idiomes o de formació i reciclatge professional, sempre que es compleixin els requisits establerts en l'article 20 de la Llei.
Per això, no totes les classes d'una acadèmia tenen el mateix tractament fiscal. El programari ha de permetre configurar correctament les operacions que duu a terme cada centre.
Si tens dubtes, el nostre millor consell és que preguntis a la teva gestoria per evitar cometre errors.
Complir la normativa és imprescindible. Però per a una acadèmia hi ha una altra pregunta igual d'important: el programa està dissenyat per gestionar un centre de formació?
El productor del programari ha d'emetre la declaració responsable corresponent a cada versió del sistema, en la qual declara que compleix els requisits establerts per la normativa. No et quedis únicament amb el missatge «som Verifactu». Pregunta com està adaptat el sistema i com es gestionaran les futures actualitzacions normatives.
A més d'emetre factures, un programari per a acadèmies t'hauria de permetre gestionar també alumnes, famílies, matrícules, grups, quotes i baixes. La informació que ja tens a la gestió del centre s'hauria de poder aprofitar quan necessitis facturar.
Les acadèmies treballen amb quotes periòdiques, domiciliacions, remeses i rebuts retornats. Tenir aquesta informació connectada amb la resta de la gestió evita duplicar dades i processos.
Quan una família o una empresa necessita una factura, no hauria de ser necessari començar de zero ni introduir de nou totes les dades. La facturació hauria de formar part de la gestió de l'acadèmia, no ser un altre procés independent.
Si només necessites emetre algunes factures, un programa de facturació pot ser suficient. Però si a més gestiones alumnes, matrícules, quotes, cobraments i famílies, un programari especialitzat pot estalviar-te feina i evitar que tinguis diverses eines que no comparteixen informació.
La qüestió no és quina eina té més funcions. És quina encaixa millor amb la manera com treballa la teva acadèmia.
Acadesoft està dissenyat específicament per a acadèmies i centres de formació. Per això, la facturació forma part d'un entorn on també pots gestionar alumnes, famílies, matrícules, grups, quotes, cobraments i remeses SEPA.
El mòdul de facturació està adaptat als requisits del Reglament de Sistemes Informàtics de Facturació, perquè puguis afrontar el canvi normatiu sense haver d'afegir una eina independent a la teva gestió diària. Perquè complir amb Verifactu és important. Però gestionar la teva acadèmia de manera senzilla també.
Sol·licita una demo i descobreix com pots centralitzar la gestió de la teva acadèmia en un sol lloc.
Els terminis són l'1 de gener de 2027 per als contribuents subjectes a l'Impost sobre Societats i l'1 de juliol de 2027 per a la resta d'obligats inclosos en el reglament.
No. La normativa de sistemes informàtics de facturació no estableix per si mateixa que cada mensualitat cobrada s'hagi de convertir en una factura. L'obligació depèn de les regles generals de facturació i de cada operació.
Sí. Les remeses i domiciliacions SEPA continuen sent mitjans de cobrament vàlids. El més recomanable és que el programari de l'acadèmia permeti connectar els cobraments amb la resta de la gestió.
Sí, quan l'acadèmia està dins l'àmbit de l'RRSIF i utilitza un sistema informàtic subjecte al reglament per expedir-les. A més, en determinades operacions B2B hi ha obligació d'expedir factura.
Sí. Acadesoft disposa d'un mòdul de facturació adaptat als requisits del Reglament de Sistemes Informàtics de Facturació, integrat amb les eines de gestió específiques de les acadèmies.
Contacta amb nosaltres i te'n farem una demostració sense cap compromís.
T'ajudem a portar la gestió de la teva acadèmia de manera fàcil.
