Descobreix les claus per deixar enrere la preocupació per la gestió del teu centre. Automatitza, centralitza i optimitza.
Simplificar la gestió dels alumnes implica tres coses: centralitzar la informació, automatitzar les accions i optimitzar els processos.
Gestionar els alumnes d’una acadèmia implica molt més que tenir una llista amb els seus noms i dades de contacte. Hi ha molt més!
Quan arriba el moment d’apuntar-s’hi, cal gestionar les matrícules. Un cop formalitzada la inscripció, cal començar a organitzar els cobraments, les domiciliacions bancàries… Tot plegat implica recopilar i acumular molta documentació. Ah, sí! També cal gestionar les autoritzacions d’ús de la imatge.
Amb el temps, arriben les renovacions. I una tasca que es manté sempre present és la comunicació amb les famílies.
T’imagines haver de gestionar tot això manualment? És tot un repte i pot comportar molts maldecaps. A més, treballar amb un gran volum d’informació també pot fer que cometis errors.
Centralitzar totes aquestes tasques en una mateixa eina permet tenir la informació organitzada, automatitzar processos i dedicar més temps a allò que realment és prioritari.
Amb Acadesoft, la gestió dels alumnes cobreix tot el procés, des de la inscripció fins a la comunicació durant el curs.
La fitxa de l’alumne és el centre de tota la gestió. Hi pots consultar i organitzar la informació de cada estudiant, així com afegir-hi camps i etiquetes personalitzats segons les necessitats de la teva acadèmia.
A més, Acadesoft permet fer cerques i aplicar filtres avançats per trobar ràpidament els alumnes que necessites, així com exportar la informació a Excel quan calgui.
La documentació també queda organitzada. Pots desar documents privats associats a cada alumne i generar la fitxa de matrícula en PDF, sense haver de buscar informació en carpetes o arxius diferents.
El procés de matriculació també pot ser més senzill, tant per a l’acadèmia com per a l’alumne.
Amb la inscripció en línia, els alumnes poden introduir les seves dades sense que l’equip administratiu les hagi d’afegir manualment. Un cop inscrits, la informació s’integra directament en la gestió de l’acadèmia.
També pots configurar diferents mètodes de pagament, aplicar descomptes personalitzats i fer la validació de comptes bancaris. Així, centralitzes en un mateix sistema la informació necessària per gestionar les matrícules i els pagaments.
I quan arriba el moment de continuar el curs, la renovació automàtica de la inscripció permet reduir encara més les tasques administratives.
Per exemple, en Joan està matriculat en una acadèmia d’anglès des de l’inici de curs. Quan arriba el maig, l’acadèmia activa el procés de renovacions per començar a organitzar el curs següent.
Com funciona la renovació automàtica?
L’acadèmia envia un correu electrònic a l’alumne amb un enllaç per renovar la inscripció, i l’alumne només ha d’acceptar-la. I ja està!
La documentació és una altra de les tasques que pot generar feina addicional en una acadèmia. Les autoritzacions, les matrícules i altres documents es poden acabar acumulant, cosa que dificulta saber què està pendent o on es troba cada arxiu.
Amb Acadesoft, tots els documents de l’alumne apareixen al seu perfil: la fitxa d’inscripció, els rebuts, les factures, l’historial de correus electrònics, altres documents, les autoritzacions i els comentaris addicionals.
A més, el programari permet crear autoritzacions personalitzades per a cada acadèmia i enviar-les perquè se signin en línia. D’aquesta manera, l’alumne o la seva família poden completar el procés des de qualsevol dispositiu i la documentació queda vinculada a la seva fitxa.
Tot més ordenat i sense dependre de papers, correus electrònics o documents dispersos.
Descubreix com aconseguir-ho amb Acadesoft.
Menys paperassa, menys tasques repetitives i més temps per a la teva acadèmia.
Hi ha processos administratius que es repeteixen cada setmana, cada mes o cada curs. Si es poden automatitzar, per què fer-los manualment?
Acadesoft permet automatitzar la generació de rebuts i simplificar el cobrament de les quotes. Això inclou la generació múltiple de rebuts, la creació del fitxer SEPA, la gestió de les devolucions i l’enviament dels rebuts als alumnes.
Un altre aspecte important: Acadesoft és un programari que compleix la normativa Verifactu. Així, pots gestionar les factures de la teva acadèmia amb normalitat i deixar que Acadesoft s’encarregui de la resta.
També pots treballar amb plantilles d’informes automàtics per generar documents més ràpidament i mantenir una gestió homogènia a tota l’acadèmia.
Un CRM per a acadèmies és una eina que permet:
Amb aquest programa, pots registrar consultes, centralitzar la informació dels clients potencials, planificar trucades i correus electrònics i controlar les oportunitats de matriculació. Així, milloraràs la comunicació amb les persones interessades i evitaràs que possibles matrícules quedin sense seguiment.
Amb Acadesoft, pots simplificar la gestió comercial de la teva acadèmia gràcies a funcionalitats com els formularis de captació, l’automatització de tasques i el seguiment de les oportunitats de venda.
T’ajudarà a estalviar temps, optimitzar la captació d’alumnes i gestionar el teu centre de formació de manera més eficient.
T’interessa saber-ne més, del CRM?
Una bona gestió dels alumnes no s’acaba quan es formalitza una matrícula. La comunicació durant el curs també forma part de la relació amb els estudiants i les seves famílies.
Amb Acadesoft pots enviar comunicacions per correu electrònic i WhatsApp Web, a més d’oferir una àrea d’alumnes des d’on facilitar l’accés a la informació i millorar la comunicació amb l’acadèmia.
Així, la gestió acadèmica i la comunicació estan connectades en un mateix entorn.
Gestionar els alumnes de manera eficient significa tenir tota la informació disponible, reduir les tasques manuals i facilitar els processos tant a l’equip de l’acadèmia com als mateixos alumnes.
Perquè com menys temps dediqui el teu equip a les tasques administratives, més temps podrà dedicar a gestionar allò que realment importa: la teva acadèmia i els seus alumnes.
En definitiva, tingues presents aquests tres conceptes bàsics: centralitzar la informació, automatitzar les accions i optimitzar els processos. Amb un programa que t’ajudi a aconseguir-ho, el dia a dia de la teva acadèmia serà molt més tranquil. Digues adeu al maldecap amb Acadesoft!
Contacta amb nosaltres i te'n farem una demostració sense cap compromís.
T'ajudem a portar la gestió de la teva acadèmia de manera fàcil.
