Descubre las claves para dejar atrás la preocupación por la gestión de tu centro. Automatiza, centraliza y optimiza
Simplificar la gestión de alumnos implica tres cosas: centralizar información, automatizar acciones y optimizar procesos.
Gestionar a los alumnos de una academia implica mucho más que tener una lista con sus nombres y datos de contacto. ¡Hay mucho más!
En el momento de apuntar-se: las matrículas. Una vez ya se ha hecho efectiva la inscripción hay que empezar a organizar los cobros, las domiciliaciones…Todo esto conlleva recolectar y acumular mucha documentación. ¡Ah sí! También se necesitan las autorizaciones de derechos de imagen.
Luego, con el tiempo llegan las renovaciones. Y lo que se mantiene siempre presente es la comunicación con las famílias.
¿Te imaginas gestionar todo esto de forma manual? Es un reto considerable y puede suponer grandes quebraderos de cabeza. Y además, también puede llevarte a cometer errores solo por el simple hecho de manejar un gran volumen de información.
Centralizar todas las acciones en un mismo lugar y en una misma herramienta permite tener la información organizada, automatizar tareas y dedicar más tiempo a lo que realmente quieres atender como prioridad.
Con Acadesoft, la gestión de alumnos cubre todo el proceso, desde la inscripción hasta la comunicación durante el curso.
La ficha de alumno es el centro de toda la gestión. En ella puedes consultar y organizar la información de cada estudiante, así como añadir campos y etiquetas personalizados según las necesidades de tu academia.
Además, Acadesoft permite realizar búsquedas y filtros avanzados para encontrar rápidamente a los alumnos que necesitas, así como exportar la información a Excel cuando sea necesario.
La documentación también queda organizada. Puedes guardar documentos privados asociados a cada alumno y generar la ficha de matrícula en PDF, evitando tener que buscar información en diferentes carpetas o archivos.
El proceso de matriculación también puede ser más sencillo para la academia y para el alumno.
Con la inscripción online, los alumnos pueden completar sus datos sin necesidad de que el equipo administrativo tenga que introducirlos manualmente. Una vez inscritos, la información queda integrada directamente en la gestión de la academia.
También puedes configurar diferentes formas de pago, aplicar descuentos personalizados y realizar la validación de cuentas bancarias, centralizando en un mismo sistema la información necesaria para gestionar las matrículas y los pagos.
Y cuando llega el momento de continuar el curso, la renovación de inscripción automática permite reducir todavía más las tareas administrativas.
Por ejemplo: Juan lleva matriculado en una academia de inglés desde inicio de curso, llega mayo y desde la academia se activa el proceso de renovaciones con tal de organizar el nuevo curso.
¿Cómo funciona la renovación automática?
La academia envía un mail al alumno con un enlace para hacer la renovación y el alumno solo tiene que aceptarla. ¡Y todo listo!
La documentación es otra de las tareas que puede generar trabajo adicional en una academia. Autorizaciones, matrículas y otros documentos pueden acabar acumulándose y haciendo difícil saber qué está pendiente o dónde se encuentra cada archivo.
En Acadesoft todos los documentos del alumno aparecen en su perfil: la ficha de inscripción, los recibos, facturas, histórico de emails, otros documentos, autorizaciones y comentarios adicionales.
Además el software permite crear autorizaciones personalizadas para cada academia y enviarlas para su firma online. De esta forma, el alumno o su familia puede completar el proceso desde cualquier dispositivo y la documentación queda vinculada a su ficha.
Descubre cómo conseguirlo con Acadesoft.
Menos papeleo, menos tareas repetitivas y más tiempo para tu academia.
Hay procesos administrativos que se repiten cada semana, cada mes o cada curso. Si se pueden automatizar, ¿por qué hacerlos manualmente?
Acadesoft permite automatizar la generación de recibos: simplifica el proceso de cobro de las cuotas, desde la generación múltiple de los recibos hasta la creación del fichero SEPA, gestión de devoluciones o el envío del recibo a los alumnos.
Además, un dato muy importante: Acadesoft es un software que cumple con Verifactu. De esta manera puedes gestiona las facturas de tu academia normalmente y deja que Acadesoft se encargue del resto.
También puedes trabajar con plantillas de informes automáticos, para generar documentos de forma más ágil y mantener una gestión homogénea en toda la academia.
Un CRM para academias es una herramienta que permite:
Con este programa, puedes registrar consultas, centralizar la información de los clientes potenciales, planificar llamadas y correos electrónicos y controlar las oportunidades de matriculación. Así, mejorarás la comunicación con los interesados y evitarás que posibles matrículas queden sin seguimiento.
Con Acadesoft, puedes simplificar la gestión comercial de tu academia gracias a funcionalidades como los formularios de captación, la automatización de tareas y el seguimiento de oportunidades de venta.
Te ayudará a ahorrar tiempo, optimizar la captación de alumnos y gestionar tu centro de formación de manera más eficiente.
¿Te interesa saber más sobre el CRM?
Una buena gestión de alumnos no termina cuando se completa una matrícula. La comunicación durante el curso también forma parte de la relación con los estudiantes y sus familias.
Desde Acadesoft puedes realizar envíos de comunicaciones por email y WhatsApp Web, además de ofrecer un área de alumnos desde la que facilitar el acceso a la información y mejorar la comunicación con la academia.
Así, la gestión académica y la comunicación están conectadas en un mismo entorno.
Gestionar alumnos de forma eficiente significa tener toda la información disponible, reducir tareas manuales y facilitar los procesos tanto para el equipo de la academia como para los propios alumnos.
Porque cuanto menos tiempo dedique tu equipo a tareas administrativas, más tiempo podrá dedicar a gestionar lo que realmente importa: tu academia y sus alumnos.
En conclusión, ten en mente los tres conceptos básicos: centralizar información, automatizar acciones y optimizar procesos. Con un programa que te ayude a conseguirlo tu día a día en la academia será mucho más relajado, despídete de la cara mental con Acadesoft.
Contacta con nosotros y te haremos una demostración sin compromiso.
Te ayudamos a llevar la gestión de tu academia de forma fácil.
