¿Tu academia está preparada para Verifactu? Descubre cómo afecta esta normativa a las academias de formación, qué cambia en 2027 y cómo preparar tu software de gestión.
¿Tu academia está preparada para Verifactu? Si emites facturas o utilizas un software para gestionar la facturación de tu academia, esta normativa puede afectar a tu forma de trabajar a partir de 2027.
La fecha de entrada en vigor está cada vez más cerca y, aunque todavía hay margen, ahora es el momento ideal para comprobar que podrás cumplir con la normativa cuando llegue el momento.
En esta guía práctica encontrarás todo lo que necesitas saber sobre cómo Verifactu afecta a las academias de formación, qué cambios introduce y qué deberías revisar antes del inicio del curso.
Esta es probablemente la primera pregunta que te estarás haciendo. Si gestionas una academia de formación y emites facturas o documentos de facturación, Verifactu te afecta en la mayoría de los casos.
La obligación no depende tanto del tamaño de tu academia como de si utilizas un sistema o programa informático para emitir facturas. Por eso, incluso una academia pequeña debería revisar con tiempo si su software de gestión y facturación está preparado.
¿Y cuándo tengo que incorporar Verifactu? Esto depende principalmente de la forma jurídica de tu academia.
* EXCEPCIONES: quedan exentos los contribuyentes en territorios forales (País Vasco y Navarra), las empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información) y aquellos que no están obligados a emitir facturas.
Aunque todavía hay margen, no conviene dejarlo para el último momento. Revisar con tiempo que tu software de gestión y facturación cumple con la normativa te permitirá afrontar el inicio del curso con tranquilidad y evitar cambios de última hora.
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Verifactu es una normativa de facturación impulsada por la Agencia Tributaria. Su objetivo es que las facturas queden registradas de forma segura y que no puedan modificarse o eliminarse sin dejar rastro.
Dicho de forma sencilla: si tu academia utiliza un programa para emitir facturas, ese programa deberá estar adaptado a Verifactu cuando llegue la fecha obligatoria.
Esto no significa que tengas que cambiar toda la forma de gestionar tu academia. Si trabajas con un software preparado, podrás seguir gestionando matrículas, alumnos, mensualidades, cobros o remesas bancarias como hasta ahora. La diferencia está en que el programa deberá guardar la información de facturación de forma correcta, segura y trazable.
La parte técnica la hace el software. Tú solo necesitas asegurarte de que la herramienta que utilizas para facturar cumple con la normativa y te permite trabajar con tranquilidad.
Si quieres profundizar en el origen de Verifactu y conocer con más detalle los requisitos que establece la normativa, puedes consultar nuestro artículo “Acadesoft ya cumple con la normativa Verifactu: facturación segura, legal y preparada para 2026”.
Este es, probablemente, uno de los pasos más importantes para adaptar tu academia a Verifactu. También es uno de los que más dudas genera.
Existe la creencia de que la nueva normativa obliga a las academias a emitir factura por todos los cobros. Sin embargo, no es así.
Verifactu regula cómo debe funcionar el software de facturación, pero no modifica las normas que determinan cuándo existe obligación de emitir una factura. Es decir, la normativa establece cómo deben registrarse las facturas, pero no crea nuevas obligaciones de facturación.
Dicho de forma sencilla: Verifactu afecta al software que utilizas para facturar, no convierte automáticamente todos los cobros de tu academia en facturas.
Por eso, antes de adaptar procesos o cambiar de software, conviene resolver una cuestión con tu gestoría o asesoría fiscal.
La pregunta clave es:
¿Mi academia debe emitir factura por todos los cobros o únicamente en determinados casos, como cuando la solicita el alumno, una familia o una empresa?
La respuesta dependerá de las características de tu actividad y de cómo se aplique la normativa de facturación en tu caso concreto.
Una vez tengas esta respuesta, será mucho más sencillo configurar correctamente tu sistema de facturación y asegurarte de que cumple con Verifactu sin realizar cambios innecesarios en tu forma de trabajar.
Una vez tengas claro cómo afecta la normativa a tu academia, es el momento de revisar si el programa con el que gestionas la facturación está preparado para cumplir con Verifactu.
No se trata solo de que el software diga que “será compatible”, sino de que te permita facturar con seguridad, conservar bien la información y cumplir con la normativa sin complicar tu trabajo diario.
Antes de tomar una decisión, asegúrate de que tu proveedor puede responder afirmativamente a estas preguntas:
Si la respuesta a alguna de estas preguntas no es clara, conviene ir con cuidado. Un programa de facturación no solo debe ayudarte a emitir facturas: también debe darte tranquilidad cuando llegue la obligación de cumplir con Verifactu.
En el caso de Acadesoft, la plataforma ya está homologada y adaptada a Verifactu, por lo que puedes seguir gestionando tu academia con normalidad y con la tranquilidad de trabajar con un software preparado para cumplir con la normativa.
Depende mucho de cómo estés gestionando ahora la facturación. Si ya utilizas un software adaptado a Verifactu, el cambio debería notarse muy poco en tu día a día.
Podrás seguir matriculando alumnos, gestionando mensualidades, aplicando descuentos, controlando recibos y pasando remesas bancarias. La diferencia estará sobre todo en cómo el programa guarda la información de cada factura: de forma segura, ordenada y dejando rastro si se corrige, se anula o se modifica algo.
Si, en cambio, todavía gestionas la facturación con Excel, papel, documentos sueltos o un programa que no está preparado, la adaptación puede ser un buen momento para ordenar todo el proceso. No se trata solo de cumplir con Verifactu, sino de trabajar con una herramienta pensada para academias, capaz de conectar facturación, alumnos, matrículas, mensualidades, cobros y remesas en un mismo lugar.
Para verlo más claro, estos son algunos ejemplos habituales en una academia:
Una familia matricula a dos hermanos
Puedes seguir aplicando descuentos por hermanos como siempre. Lo importante es que el software deje constancia correcta de la operación y de cómo se ha generado la factura..
Un recibo bancario es devuelto
Si un recibo se devuelve, no se podrá borrar o modificar sin dejar rastro. La corrección deberá hacerse siguiendo el procedimiento previsto por el sistema.
Un alumno causa baja a mitad de curso
Las bajas seguirán gestionándose igual, pero si afectan a una factura ya emitida, el software deberá registrar la rectificación sin eliminar el historial de facturación.
En Acadesoft ya contamos con un sistema adaptado a Verifactu para que la transición sea lo más sencilla posible para las academias.
Esto significa que podrás seguir gestionando matrículas, alumnos, mensualidades, remesas bancarias y facturación desde un único entorno, mientras el software se encarga de cumplir con los requisitos que exige la normativa.
Pero, además de ayudarte con Verifactu, Acadesoft también te ayudará a ordenar muchas de las tareas que forman parte del día a día de una academia:
La ventaja no está solo en cumplir con Verifactu. También está en no tener que llevar la facturación por un lado, las matrículas por otro, los cobros en otro documento y las remesas en otra herramienta. Con Acadesoft, toda esa información trabaja conectada dentro de un software pensado para academias.
Así, cuando llegue la fecha de aplicación, no tendrás que improvisar ni cambiar tu forma de trabajar a última hora. Podrás centrarte en lo realmente importante: hacer crecer tu academia y ofrecer una buena experiencia a tus alumnos.
Las fechas previstas actualmente son:
Puede que sí. La exención de IVA y Verifactu son cosas diferentes.
La exención de IVA depende del tipo de actividad que desarrolla tu academia. Verifactu, en cambio, afecta al funcionamiento del software cuando emites facturas o documentos de facturación.
Dicho de forma sencilla: que tu academia esté exenta de IVA no significa automáticamente que no tenga que revisar Verifactu. Si emites facturas, conviene confirmar con tu gestoría cómo se aplica la normativa en tu caso.
Depende de cómo vayas a trabajar y de cómo lo gestione tu software de facturación.
En Verifactu pueden intervenir certificados electrónicos para identificar el envío o la firma de los registros de facturación, pero eso no siempre significa que la academia tenga que hacerlo manualmente. Si utilizas un software preparado, tu proveedor debería indicarte qué certificado necesitas y cómo configurarlo. La Agencia Tributaria explica que los sistemas VERI*FACTU pueden remitir registros con autenticación mediante certificado electrónico cualificado, sin necesitar una firma electrónica explícita adicional del registro.
Si ya tienes certificado digital, consulta si es válido para este uso. Si no lo tienes, tramítalo con tiempo, por ejemplo a través de una entidad certificadora como la FNMT, para evitar prisas antes de la fecha obligatoria.
Solo si el programa que utilizas no va a adaptarse a Verifactu o no te da una respuesta clara.
Antes de tomar una decisión, consulta con tu proveedor si el software cumplirá con la normativa, garantizará la trazabilidad de los registros y seguirá actualizándose conforme evolucionen los requisitos legales.
Además, si vas a revisar tu sistema de facturación, puede ser un buen momento para valorar si tu programa también te ayuda a gestionar mejor matrículas, alumnos, mensualidades, recibos y remesas desde un mismo lugar.
Sí. La normativa contempla sanciones por usar sistemas informáticos de facturación que no cumplan con los requisitos exigidos.
En el caso de una academia, la sanción puede llegar a 50.000 € por ejercicio si, una vez llegada la fecha obligatoria, utiliza o mantiene un programa de facturación no adaptado que todavía permite emitir facturas. También existen sanciones para los proveedores que fabriquen o comercialicen software que no cumple la normativa.
Por eso conviene revisar con tiempo que el software de gestión y facturación de tu academia estará preparado para Verifactu.
Te ayudamos a llevar la gestión de tu academia de forma fácil.
