Conseguir nuevos alumnos es una de las principales preocupaciones de cualquier academia. Sin embargo, recibir solicitudes de información no significa que todas ellas terminen convirtiéndose en matrículas.
Una familia puede pedir información sobre los horarios, un adulto puede interesarse por un curso de idiomas o un estudiante puede solicitar una prueba de nivel. Si la academia no realiza un seguimiento organizado, es fácil que algunos contactos queden pendientes de respuesta o se pierdan entre correos electrónicos, llamadas y mensajes.
El CRM de Acadesoft permite centralizar los contactos interesados, organizar las oportunidades comerciales, planificar tareas de seguimiento y controlar el proceso desde la primera consulta hasta la matrícula.
De esta manera, la academia puede mejorar su organización comercial sin depender de hojas de cálculo ni de que cada persona recuerde cuándo debe volver a contactar con un posible alumno.
¿Qué es un CRM para academias y para qué sirve?
Un CRM, del inglés Customer Relationship Management, es una herramienta que permite organizar las relaciones con los contactos y clientes potenciales de una empresa.
En una academia, su finalidad principal es gestionar las personas interesadas en sus cursos y realizar un seguimiento de las oportunidades de matriculación.
Por ejemplo, puede ayudar a responder preguntas como:
- ¿Cuántas personas han solicitado información este mes?
- ¿Qué cursos generan más interés?
- ¿A qué contactos debemos llamar hoy?
- ¿Qué familias están pendientes de confirmar su matrícula?
- ¿Cuántas oportunidades han terminado convirtiéndose en alumnos?
- ¿Qué campañas o canales de captación están funcionando mejor?
Acadesoft incorpora un módulo de Gestión Comercial (CRM) adaptado a las necesidades de las academias y conectado con su actividad de captación e inscripción.
¿Cómo registrar los contactos interesados en una academia?
El primer paso para mejorar la captación consiste en disponer de un registro organizado de las personas que solicitan información.
Estos contactos pueden llegar por diferentes canales: una llamada telefónica, un correo electrónico, una visita al centro, la página web o una campaña publicitaria.
Acadesoft permite crear contactos comerciales individualmente o importarlos desde un archivo Excel.
En cada contacto se puede organizar la información necesaria para realizar el seguimiento, teniendo en cuenta las necesidades de la academia y el interés mostrado por la persona.
Una ventaja importante es que el CRM permite diferenciar entre la persona que recibirá la formación y quien actúa como cliente o responsable de la contratación.
Por ejemplo, en el caso de un menor, el alumno puede ser el hijo mientras que la madre o el padre es quien solicita la información y gestiona la posible matrícula.
Esta separación resulta especialmente útil para academias de idiomas, refuerzo escolar, música y actividades extraescolares.
¿Se pueden captar nuevos alumnos mediante formularios online?
Sí. Acadesoft permite crear páginas de aterrizaje o landing pages con formularios personalizados para captar nuevos interesados.
Por ejemplo, una academia puede preparar un formulario específico para una campaña de cursos intensivos de verano o para promocionar un nuevo grupo de inglés para adultos.
Los formularios pueden adaptarse a las necesidades de cada campaña mediante campos personalizados, tanto abiertos como con opciones predefinidas.
Cuando una persona completa el formulario, sus datos pueden incorporarse al CRM para iniciar el seguimiento comercial.
Esto evita tener que trasladar manualmente la información desde formularios externos a una hoja de cálculo.
Los formularios de captación de interesados no tienen necesariamente la misma finalidad que los formularios de matrícula. Los primeros sirven para registrar una solicitud comercial; los segundos permiten formalizar la inscripción en un curso.
Si quieres conocer cómo funciona la inscripción de alumnos, consulta nuestra guía sobre matriculación online, pagos y documentación.
¿Cómo organizar el seguimiento de un alumno interesado?
Una solicitud de información puede requerir varias acciones antes de convertirse en una matrícula.
Por ejemplo, después de recibir una consulta, la academia puede necesitar llamar a la familia, enviar información sobre los cursos, organizar una prueba de nivel y volver a contactar para confirmar la inscripción.
Acadesoft permite crear tareas comerciales vinculadas a los contactos y organizar su seguimiento mediante una agenda.
Las tareas pueden corresponder a diferentes tipos de acciones, como llamadas, correos electrónicos o comunicaciones por WhatsApp.
De esta forma, el equipo comercial o administrativo puede consultar qué gestiones tiene pendientes y realizar el seguimiento de cada oportunidad.
También es posible consultar el historial de las acciones y los cambios realizados durante el proceso comercial.
¿Qué son los modelos comerciales y cómo ayudan a ahorrar tiempo?
No todas las solicitudes necesitan seguir un procedimiento completamente diferente.
Muchas academias realizan acciones similares cuando reciben una nueva consulta: una primera llamada, un envío de información, una propuesta de horarios y un contacto posterior si todavía no se ha confirmado la matrícula.
Acadesoft permite configurar modelos comerciales con tareas predefinidas para organizar estos procesos.
Por ejemplo, un modelo para interesados en cursos de idiomas podría contemplar:
- Contactar con la persona interesada para conocer sus necesidades.
- Enviar información sobre niveles, horarios y condiciones.
- Organizar una prueba de nivel si corresponde.
- Realizar una llamada o enviar un correo de seguimiento.
- Comprobar si desea formalizar la matrícula.
Cuando un contacto llega a través de un formulario vinculado a un modelo comercial, Acadesoft puede asignarle automáticamente el conjunto de tareas correspondiente.
Esto no significa que todas las llamadas o comunicaciones se realicen solas: el sistema automatiza la organización y asignación de tareas, mientras que las acciones comerciales se llevan a cabo según el procedimiento establecido por la academia.
¿Cómo utilizar un embudo comercial para controlar las matrículas?
Un embudo comercial representa las diferentes etapas por las que pasa una oportunidad desde el primer contacto hasta su resolución.
Por ejemplo, una academia puede organizar su proceso mediante etapas como:
- Nuevo contacto interesado.
- Primera comunicación realizada.
- Información o propuesta enviada.
- Prueba de nivel o entrevista pendiente.
- Pendiente de decisión.
- Matrícula confirmada.
Estas etapas son un ejemplo. Cada academia puede adaptar su circuito comercial a su forma de trabajar.
Acadesoft permite configurar embudos personalizados y realizar el seguimiento de las oportunidades a lo largo de las distintas fases.
También permite asignar valores económicos a las oportunidades, lo que ayuda a organizar las prioridades comerciales y disponer de una visión de las posibilidades de contratación.
El embudo permite identificar dónde se concentran las oportunidades y qué contactos necesitan atención para seguir avanzando.
¿Cómo evitar que se pierdan solicitudes de información?
Uno de los problemas habituales de las academias es recibir consultas por diferentes canales y no disponer de una visión conjunta de las respuestas pendientes.
Una solicitud puede llegar en un momento de mucha actividad y quedar olvidada si no se registra adecuadamente.
Con el CRM de Acadesoft, el centro puede organizar las tareas pendientes y consultar la agenda de acciones comerciales previstas.
También dispone de resúmenes y alertas periódicas sobre las tareas que requieren atención.
Esto facilita que el seguimiento no dependa exclusivamente de la memoria de una persona o de mensajes dispersos en diferentes bandejas de entrada.
Conviene establecer un procedimiento interno para revisar las solicitudes, asignar responsables y comprobar que las acciones pendientes se realizan en los plazos adecuados.
¿Se pueden utilizar plantillas de correo electrónico para contactar con interesados?
Sí. Muchas consultas requieren enviar información similar, como la presentación de un curso, las tarifas, los horarios disponibles o las instrucciones para realizar una matrícula.
Acadesoft permite preparar plantillas de correo electrónico que pueden utilizarse en las comunicaciones comerciales.
Esto ayuda a mantener mensajes coherentes y reduce el tiempo dedicado a redactar repetidamente la misma información.
Por ejemplo, una academia puede preparar una plantilla para responder a las solicitudes de información sobre cursos infantiles y otra para los cursos de preparación de exámenes oficiales.
Las plantillas sirven como base para personalizar la comunicación según las necesidades de cada contacto.
También es importante respetar las preferencias de comunicación de los destinatarios y las condiciones aplicables al envío de comunicaciones comerciales.
¿Se pueden gestionar las pruebas de nivel dentro del proceso comercial?
En muchas academias de idiomas, una solicitud de información no termina directamente en una matrícula.
Antes de recomendar un grupo puede ser necesario conocer el nivel del alumno mediante una prueba, entrevista o valoración académica.
Acadesoft dispone de herramientas de pruebas de nivel y de gestión de interesados que permiten organizar estas necesidades dentro de la actividad de la academia.
Desde el punto de vista comercial, una prueba de nivel puede formar parte del seguimiento de una oportunidad.
Por ejemplo, la academia puede registrar que un contacto está pendiente de realizar la prueba, organizar las acciones necesarias y retomar la conversación cuando disponga de la información para proponerle un curso.
De esta manera, el proceso comercial puede contemplar tanto las necesidades administrativas como los pasos académicos previos a la inscripción.
¿Cómo saber qué campañas consiguen más alumnos?
No todas las acciones de captación generan los mismos resultados.
Una academia puede recibir interesados a través de Google, redes sociales, recomendaciones de familias, acciones comerciales o campañas propias.
Conocer el origen de los contactos permite valorar qué canales están aportando oportunidades de matrícula.
Acadesoft incorpora funcionalidades de seguimiento de atribución, que ayudan a identificar los canales comerciales que generan contactos de valor.
También permite analizar el avance de las oportunidades dentro de los embudos comerciales.
Por ejemplo, una campaña puede generar muchas solicitudes de información, pero pocas matrículas, mientras que otra puede captar menos contactos y conseguir una mayor proporción de alumnos inscritos.
Analizar el número de consultas junto con las conversiones permite tomar decisiones comerciales más útiles que observar únicamente cuántas personas han rellenado un formulario.
¿Cómo medir la conversión de interesados en matrículas?
La tasa de conversión es un indicador que permite conocer qué proporción de los contactos interesados termina matriculándose.
Una forma sencilla de calcularla consiste en dividir el número de interesados convertidos en matrículas entre el número total de interesados del período analizado y multiplicar el resultado por cien.
Por ejemplo, si una academia registra 100 contactos interesados y 25 terminan matriculándose, su tasa de conversión sería del 25 %.
Este indicador puede analizarse por campañas, canales de captación o períodos, siempre que se utilicen criterios de medición coherentes.
Acadesoft incorpora herramientas de seguimiento de oportunidades y conversiones para ayudar a las academias a controlar su actividad comercial.
Conviene diferenciar entre una consulta recibida, una oportunidad comercial y una matrícula realizada, ya que no representan necesariamente el mismo momento del proceso.
¿Cómo conectar la captación con la matriculación online?
Una de las ventajas de utilizar un software específico para academias es disponer de herramientas para gestionar tanto el interés inicial como la inscripción.
Acadesoft combina el CRM con funcionalidades de matriculación online, gestión de cursos y administración de alumnos.
Cuando una persona está preparada para matricularse, la academia puede facilitarle el proceso mediante las herramientas de inscripción disponibles.
Los formularios de matrícula permiten recoger la información correspondiente, gestionar documentación y, cuando se cumplen las condiciones configuradas, realizar determinados pagos online.
Así, la academia puede organizar el recorrido desde la captación hasta la gestión académica y administrativa del alumno, sin depender de herramientas completamente independientes para cada etapa.
¿Puede utilizarse el CRM para recuperar alumnos pendientes de renovación?
Sí. El CRM no tiene por qué utilizarse únicamente para personas que nunca han estado matriculadas.
También puede ayudar a organizar el seguimiento de alumnos actuales que todavía no han confirmado su continuidad.
Acadesoft permite trasladar al CRM determinados alumnos pendientes de renovación para realizar acciones comerciales de seguimiento.
Esto puede resultar útil para contactar con familias que no han respondido, aclarar dudas sobre horarios o condiciones y recordarles que tienen pendiente su decisión.
El proceso de renovación dirigida se explica en nuestra guía sobre renovación de matrículas y continuidad de alumnos.
¿Qué ventajas aporta un CRM específico para academias?
Un CRM ayuda a organizar la actividad comercial, pero cuando está integrado en un programa especializado para academias puede adaptarse mejor a sus procesos habituales.
Entre las principales ventajas del CRM de Acadesoft destacan:
- Contactos centralizados: información de interesados y posibles clientes en un único entorno.
- Captación online: páginas y formularios personalizados para campañas.
- Seguimiento organizado: tareas comerciales, agenda y control de acciones pendientes.
- Modelos reutilizables: procedimientos comerciales con tareas predefinidas.
- Embudos personalizados: seguimiento de las etapas hasta la matrícula.
- Oportunidades económicas: asignación de valores para apoyar la planificación comercial.
- Control de canales: información para analizar el origen de los contactos.
- Conexión con otros procesos: relación con la captación, las inscripciones y las renovaciones.
El objetivo es que la academia tenga una visión más completa de su actividad comercial y pueda realizar un seguimiento constante sin multiplicar el trabajo administrativo.
De la primera consulta a la matrícula: una gestión comercial más organizada
Conseguir nuevos alumnos no depende únicamente de realizar campañas publicitarias o recibir solicitudes de información. También es importante responder, hacer seguimiento y facilitar que los interesados puedan tomar una decisión.
Acadesoft permite organizar este proceso mediante contactos comerciales, formularios de captación, tareas, modelos comerciales y embudos de oportunidades.
Además, el módulo CRM está incluido en la tarifa plana de Acadesoft, como el resto de las funcionalidades de la plataforma, sin costes adicionales por número de contactos, alumnos o usuarios.
Si quieres conocer cómo funciona esta herramienta, visita nuestra página de CRM y gestión comercial para academias.
Preguntas frecuentes sobre CRM para academias
¿Qué es un CRM para academias?
Es una herramienta para organizar los contactos interesados, registrar oportunidades de matriculación y realizar un seguimiento comercial mediante tareas, comunicaciones y diferentes etapas del proceso de captación.
¿Acadesoft permite registrar personas interesadas que todavía no son alumnos?
Sí. El CRM de Acadesoft permite gestionar contactos comerciales antes de que formalicen su matrícula, diferenciando las oportunidades de los alumnos ya inscritos.
¿Puedo captar interesados desde la página web de mi academia?
Sí. Acadesoft permite crear páginas de captación con formularios personalizados que registran nuevos contactos para su posterior seguimiento comercial.
¿Se pueden importar contactos desde Excel?
Sí. El CRM permite importar contactos desde Excel, además de crearlos individualmente.
¿Cómo puedo recordar a qué interesados tengo que llamar?
Acadesoft permite organizar tareas comerciales mediante una agenda y consultar las acciones pendientes. También dispone de resúmenes y alertas periódicas.
¿Puedo crear un proceso comercial diferente para cada campaña?
Sí. Acadesoft permite utilizar modelos comerciales con tareas predefinidas y configurar embudos de seguimiento adaptados a diferentes procesos de captación.
¿Las tareas comerciales se crean automáticamente cuando llega un contacto?
Cuando un formulario de captación está vinculado a un modelo comercial, Acadesoft puede asignar automáticamente las tareas previstas. La realización de llamadas y otras gestiones depende del procedimiento de trabajo de la academia.
¿Puedo hacer seguimiento de interesados que tienen pendiente una prueba de nivel?
Sí. La academia puede organizar las acciones comerciales relacionadas con una prueba de nivel y mantener el seguimiento del interesado hasta que esté preparado para decidir su matrícula.
¿Se puede saber cuántos interesados terminan matriculándose?
Sí. Acadesoft dispone de herramientas de seguimiento de oportunidades y conversiones para analizar el resultado de la actividad comercial.
¿Puedo utilizar el CRM para contactar con alumnos que todavía no han renovado?
Sí. Acadesoft permite trasladar determinados alumnos pendientes de renovación al CRM para organizar acciones de seguimiento y facilitar su continuidad.
¿El CRM de Acadesoft tiene un coste adicional?
No. El CRM está incluido en la tarifa plana de Acadesoft, sin costes adicionales por contratar este módulo ni por el número de contactos o usuarios.