Captar alumnes nous és una de les principals preocupacions d'una acadèmia. Però rebre sol·licituds d'informació no garanteix que totes acabin en matrícula. Les consultes poden arribar per telèfon, correu electrònic, formularis web o visites al centre i perdre's si no hi ha un seguiment organitzat.
El CRM d'Acadesoft centralitza els contactes interessats, les oportunitats comercials i les tasques de seguiment, des de la primera consulta fins a la matrícula. Això ajuda a coordinar l'equip i a reduir la dependència de fulls de càlcul i recordatoris personals.
Què és un CRM per a acadèmies i per a què serveix?
Un CRM (Customer Relationship Management) és una eina per gestionar la relació amb persones interessades en els cursos. Permet registrar consultes, fer seguiment de les oportunitats i saber en quin punt es troba cada possible matrícula.
Per exemple, ajuda a respondre preguntes com ara quantes consultes s'han rebut, quins cursos desperten més interès, a qui cal trucar, quantes famílies estan pendents de confirmar la plaça o quines campanyes generen més alumnes.
Acadesoft incorpora un mòdul de gestió comercial connectat amb els processos habituals de captació i inscripció d'una acadèmia.
Com registrar els contactes interessats en una acadèmia?
El primer pas és mantenir un registre de les persones que demanen informació. Els contactes poden arribar per telèfon, correu electrònic, visites al centre, anuncis o formularis en línia.
Acadesoft permet crear contactes comercials individualment o importar-los des d'Excel. També permet diferenciar la persona que farà la formació de qui sol·licita la informació o n'assumeix la contractació. Això és especialment útil quan l'alumne és menor i la consulta la fa un progenitor.
Es poden captar alumnes nous mitjançant formularis en línia?
Sí. Acadesoft permet crear pàgines de captació o landing pages amb formularis personalitzats per registrar interessats. Els camps poden adaptar-se a una campanya, amb respostes obertes o opcions predefinides.
Per exemple, es pot crear un formulari per a un intensiu d'estiu o un nou grup d'anglès per a adults. Quan l'usuari l'emplena, les dades poden incorporar-se al CRM i iniciar-ne el seguiment.
Cal distingir els formularis de captació, que registren una consulta comercial, dels de matrícula, que formalitzen la inscripció. Pots consultar la guia sobre matriculació en línia, pagaments i documentació.
Com organitzar el seguiment d'un alumne interessat?
Després d'una consulta pot caldre trucar a la família, enviar informació, organitzar una prova de nivell i fer un contacte posterior. Si aquestes accions no es registren, és fàcil oblidar-ne alguna.
Acadesoft permet assignar tasques comercials als contactes i planificar-les en una agenda, amb accions com trucades, correus o comunicacions per WhatsApp. També es pot consultar l'historial de les gestions i dels canvis efectuats durant el seguiment.
Què són els models comercials i com ajuden a estalviar temps?
Un model comercial és una seqüència reutilitzable de tasques. Per exemple, per a un nou interessat en un curs d'idiomes:
- Contactar amb la persona per conèixer les seves necessitats.
- Enviar la informació de nivells, horaris i condicions.
- Organitzar una prova de nivell, si escau.
- Fer una trucada o enviar un correu de seguiment.
- Confirmar si vol formalitzar la matrícula.
Acadesoft permet configurar models amb tasques predefinides. Si un formulari està vinculat a un model, pot assignar automàticament les tasques previstes. Això automatitza l'organització del seguiment, no l'execució automàtica de totes les trucades o comunicacions.
Com utilitzar un embut comercial per controlar les matrícules?
Un embut comercial mostra les etapes d'una oportunitat: contacte nou, primera comunicació, informació enviada, prova de nivell pendent, decisió pendent i matrícula confirmada, per exemple.
Acadesoft permet configurar embuts personalitzats, moure les oportunitats entre fases i assignar-hi valors econòmics. Així es poden identificar els contactes que requereixen atenció i els punts on s'aturen més oportunitats.
Com evitar que es perdin sol·licituds d'informació?
Quan una acadèmia rep consultes per molts canals, és fàcil deixar una resposta pendent en una bústia o oblidar una trucada. El CRM d'Acadesoft reuneix les tasques de seguiment, una agenda d'accions previstes i resums o alertes periòdiques de les gestions pendents.
És convenient definir un procediment intern per registrar cada consulta, assignar-ne un responsable i revisar regularment les accions que s'han de completar.
Es poden utilitzar plantilles de correu electrònic per contactar amb interessats?
Sí. Acadesoft permet preparar plantilles de correu per a respostes habituals, com ara presentar un curs, compartir horaris o explicar els passos de matrícula. Les plantilles estalvien temps, però convé personalitzar el missatge i respectar les preferències de comunicació i la normativa aplicable.
Es poden gestionar les proves de nivell dins del procés comercial?
En acadèmies d'idiomes pot ser necessari fer una prova o entrevista abans de recomanar un grup. Acadesoft disposa d'eines de proves de nivell i de gestió d'interessats que permeten incorporar aquesta necessitat al seguiment comercial.
Per exemple, es pot deixar constància que una persona té una prova pendent i programar la següent acció quan es disposi del resultat.
Com saber quines campanyes aconsegueixen més alumnes?
Els interessats poden arribar de Google, xarxes socials, recomanacions, campanyes o accions comercials. Conèixer-ne l'origen ajuda a valorar quins canals aporten oportunitats reals.
Acadesoft incorpora funcions de seguiment de l'atribució comercial i de l'evolució de les oportunitats dins dels embuts. Una campanya amb moltes consultes no és necessàriament la més eficaç si acaba generant poques matrícules.
Com mesurar la conversió d'interessats en matrícules?
La taxa de conversió indica quin percentatge d'interessats acaba matriculant-se. Es calcula dividint el nombre d'interessats convertits en alumnes pel total d'interessats analitzats i multiplicant el resultat per 100.
Per exemple, si de 100 interessats se'n matriculen 25, la conversió és del 25 %. Acadesoft permet fer seguiment d'oportunitats i conversions, i analitzar els resultats per campanyes, canals o períodes. Cal aplicar criteris coherents i distingir una consulta, una oportunitat i una matrícula efectiva.
Com connectar la captació amb la matriculació en línia?
Un programa especialitzat permet treballar la captació i la matrícula dins del mateix entorn. Acadesoft combina el CRM amb la gestió de cursos, alumnes i inscripcions en línia.
Quan un interessat està preparat, l'acadèmia pot facilitar-li el formulari de matrícula, la recollida de documentació i, segons la configuració del curs i del pagament, determinats cobraments en línia. Així es redueix la dispersió d'eines durant el procés.
Es pot utilitzar el CRM per recuperar alumnes pendents de renovació?
Sí. El CRM també serveix per organitzar el seguiment d'alumnes que encara no han confirmat la continuïtat. Acadesoft permet traslladar-hi determinats alumnes pendents de renovació i planificar accions per resoldre dubtes o recordar-los la decisió pendent.
Consulta la guia de renovació de matrícules i continuïtat dels alumnes.
Quins avantatges aporta un CRM específic per a acadèmies?
Disposar d'un CRM integrat amb la gestió acadèmica i administrativa ajuda a connectar els contactes amb els cursos i les matrícules.
- Contactes centralitzats: informació de persones interessades en un sol entorn.
- Captació en línia: formularis i pàgines per a campanyes.
- Seguiment organitzat: agenda, tasques i historial d'accions.
- Models reutilitzables: seqüències de tasques predefinides.
- Embuts personalitzats: etapes de cada oportunitat.
- Valoració econòmica: imports associats a oportunitats.
- Atribució comercial: informació sobre l'origen dels contactes.
- Connexió amb les matrícules: relació entre captació, inscripció i renovació.
De la primera consulta a la matrícula: una gestió comercial més organitzada
La captació no depèn només de rebre sol·licituds: també exigeix respondre-les, fer-ne seguiment i facilitar la matrícula. Acadesoft ofereix contactes comercials, formularis, tasques, models i embuts per organitzar aquest recorregut.
El CRM forma part de la tarifa plana d'Acadesoft, sense costos addicionals pel nombre de contactes, alumnes o usuaris. Pots conèixer-ne les funcions a la pàgina de CRM i gestió comercial per a acadèmies.
Preguntes freqüents sobre CRM per a acadèmies
Què és un CRM per a acadèmies?
És una eina per registrar interessats, gestionar oportunitats de matrícula i organitzar tasques i comunicacions de seguiment.
Acadesoft permet registrar persones interessades que encara no són alumnes?
Sí. El CRM gestiona contactes comercials abans que formalitzin una matrícula.
Puc captar interessats des del web de l'acadèmia?
Sí. Acadesoft permet crear pàgines i formularis de captació personalitzats.
Es poden importar contactes des d'Excel?
Sí. Es poden importar contactes des d'Excel o donar-los d'alta individualment.
Com puc recordar a quins interessats he de trucar?
Amb tasques comercials, una agenda de seguiment i resums o alertes de gestions pendents.
Puc crear un procés comercial diferent per a cada campanya?
Sí. Es poden configurar models de tasques i embuts comercials segons el procés de captació.
Les tasques comercials es creen automàticament quan arriba un contacte?
Quan un formulari està vinculat a un model comercial, es poden assignar les tasques previstes automàticament; les accions s'han de dur a terme segons el procediment del centre.
Puc fer seguiment d'interessats que tenen pendent una prova de nivell?
Sí. Es poden planificar les accions comercials associades a la prova i continuar el seguiment fins a la matrícula.
Es pot saber quants interessats acaben matriculant-se?
Sí. Les eines de seguiment d'oportunitats i conversions permeten analitzar els resultats comercials.
Puc utilitzar el CRM per contactar amb alumnes que encara no han renovat?
Sí. Acadesoft permet traslladar determinats alumnes pendents de renovació al CRM per organitzar-ne el seguiment.
El CRM d'Acadesoft té un cost addicional?
No. És una funcionalitat inclosa en la tarifa plana, sense recàrrecs pel nombre de contactes o usuaris.