La renovació de matrícules és un dels processos més importants per a una acadèmia quan acaba el curs escolar. Abans d'obrir les inscripcions a alumnes nous, molts centres necessiten saber qui continuarà l'any vinent i quines places quedaran disponibles.
Per organitzar correctament les renovacions, és recomanable preparar l'oferta del curs següent, comunicar les condicions a les famílies, facilitar la confirmació de plaça i fer el seguiment de les persones que encara no han respost.
Acadesoft disposa d'un sistema de renovació dirigida que permet enviar invitacions personalitzades als alumnes actuals perquè confirmin la inscripció al curs següent mitjançant un enllaç en línia.
Per què és important organitzar les renovacions amb antelació?
Les renovacions permeten saber amb més precisió quants alumnes continuaran a l'acadèmia i anticipar la planificació del curs següent.
Una gestió organitzada facilita:
- Saber quins alumnes tenen intenció de continuar.
- Planificar els grups i horaris del curs següent.
- Identificar les places que quedaran disponibles per a nous alumnes.
- Comunicar les noves tarifes i condicions econòmiques.
- Reduir la feina administrativa durant el període de matriculació.
- Detectar els alumnes que encara no han confirmat la continuïtat.
Com més aviat disposi l'acadèmia d'aquesta informació, més fàcil serà organitzar els cursos i preparar les campanyes de captació de nous alumnes.
Com preparar la renovació dels alumnes per al curs següent?
Abans de sol·licitar les confirmacions, cal preparar l'oferta formativa del nou curs acadèmic.
El procés hauria de preveure els aspectes següents:
- Revisar les tarifes: comprovar els preus, les periodicitats i les condicions econòmiques de les noves inscripcions.
- Preparar el calendari: revisar els dies festius, els períodes lectius i els horaris previstos.
- Crear els cursos de l'any següent: definir els grups, nivells, horaris i places disponibles.
- Relacionar els cursos actuals amb els futurs: establir a quin curs o nivell podran renovar els alumnes.
- Configurar la inscripció en línia: preparar el formulari amb què les famílies confirmaran la plaça.
Acadesoft permet crear els cursos del curs següent des de zero o duplicar cursos existents, cosa que facilita preparar una oferta similar a la de l'any anterior.
També permet relacionar un curs actual amb el curs de destinació al qual podran renovar els alumnes.
Com funciona la renovació dirigida d'Acadesoft?
La renovació dirigida permet que l'acadèmia convidi els alumnes actuals a inscriure's en un curs futur sense haver de repetir tot el procediment habitual de matriculació.
El funcionament general és el següent:
- L'acadèmia prepara els cursos de l'any següent i configura les opcions de renovació.
- Selecciona els alumnes als quals vol oferir la continuïtat.
- Envia un correu electrònic personalitzat amb un enllaç de renovació.
- L'alumne o la seva família accedeix a l'enllaç i confirma el curs corresponent.
- Es revisen les condicions de cobrament i, quan correspon, es fa el pagament inicial.
- La inscripció queda registrada a Acadesoft i s'envien les confirmacions corresponents.
Cada enllaç de renovació és personalitzat i està vinculat a l'alumne i a l'oferta de cursos que li correspon.
Aquest sistema permet reduir considerablement les gestions manuals, especialment en acadèmies amb molts alumnes.
Les famílies han de tornar a introduir totes les seves dades?
No. Un dels avantatges principals de la renovació dirigida és que Acadesoft ja disposa de la informació de l'alumne.
Quan la família accedeix a l'enllaç personalitzat, el procés pot començar directament amb la selecció del curs, sense repetir els passos habituals d'identificació i recollida de dades personals.
A més, el sistema pot mostrar les condicions de cobrament que l'alumne tenia configurades, incloses la periodicitat, la forma de pagament i les dades bancàries disponibles.
La família pot confirmar aquestes condicions o modificar-les quan calgui.
Això simplifica la renovació i evita introduir novament informació que l'acadèmia ja té registrada.
Es pot triar un altre horari o grup durant la renovació?
Sí. En algunes acadèmies, els alumnes continuen al mateix nivell, però necessiten canviar d'horari o de grup per al curs següent.
Acadesoft permet configurar si, durant la renovació, l'alumne podrà triar entre diversos cursos del mateix nivell.
Per exemple, un alumne que actualment fa classe dilluns i dimecres podria seleccionar un altre grup del mateix nivell que es faci dimarts i dijous, sempre que formi part de l'oferta de renovació configurada.
Si l'acadèmia prefereix que cada alumne renovi a un curs concret, també pot limitar la selecció al curs de destinació establert.
Es pot cobrar la matrícula en confirmar la renovació?
Sí. Una acadèmia pot establir que determinats conceptes es paguin durant el procés de renovació.
A Acadesoft, quan el curs té configurat un pagament inicial obligatori i l'acadèmia disposa d'un TPV virtual correctament configurat, la renovació pot incloure el pagament en línia dels conceptes corresponents a matrícula i material.
Si no es requereix un pagament immediat, el procés pot finalitzar després de confirmar la informació de cobrament.
Els rebuts del curs nou es generen segons les condicions econòmiques i la modalitat de facturació configurades.
Com saber quins alumnes han renovat i quins estan pendents?
Una de les principals dificultats de les renovacions és fer el seguiment de les famílies que encara no han respost.
Acadesoft disposa d'una pantalla específica de control de renovacions que permet consultar l'estat dels alumnes i filtrar la informació segons diversos criteris.
Des d'aquesta eina és possible:
- Consultar quins alumnes han renovat la inscripció.
- Identificar els alumnes pendents de renovació.
- Comprovar l'estat d'enviament dels correus de renovació.
- Enviar noves invitacions a determinats alumnes.
- Reenviar individualment els enllaços de renovació.
- Exportar la informació a Excel.
També hi ha indicadors que permeten consultar el nombre de renovacions fetes i el percentatge d'alumnes que han completat el procés.
D'aquesta manera, l'acadèmia pot concentrar els esforços en les famílies que encara no han confirmat la continuïtat.
Es poden enviar recordatoris als alumnes que no han renovat?
Sí. Acadesoft permet identificar els alumnes pendents de renovació i reenviar-los el correu amb l'enllaç personalitzat.
També permet copiar l'enllaç de renovació per compartir-lo per un altre canal de comunicació.
A més, els contactes es poden traslladar al mòdul de Gestió Comercial (CRM), on és possible organitzar accions de seguiment i aplicar models comercials configurats prèviament.
Això pot ser útil quan una acadèmia vol contactar personalment amb determinades famílies, resoldre dubtes sobre el nou curs o recuperar alumnes que encara no han pres una decisió.
Què passa després de confirmar una renovació?
Quan un alumne completa correctament el procés de renovació, la seva inscripció queda registrada al curs corresponent.
L'alumne rep una confirmació en pantalla i per correu electrònic. L'acadèmia també rep una notificació de la renovació feta.
Segons la configuració del formulari, també es poden enviar documents perquè se signin, com ara condicions de contractació, autoritzacions o documentació relacionada amb la inscripció.
L'acadèmia pot consultar posteriorment l'estat de les renovacions i continuar organitzant els grups del curs acadèmic següent.
Preguntes freqüents sobre la renovació de matrícules
Puc enviar un enllaç personalitzat perquè els alumnes renovin?
Sí. Acadesoft permet enviar correus electrònics amb enllaços individuals perquè els alumnes actuals confirmin la inscripció en un curs futur.
Les famílies han de tornar a introduir les dades personals?
No. La renovació dirigida aprofita la informació que Acadesoft ja té registrada i permet començar directament amb la selecció del curs.
Puc permetre que els alumnes canviïn d'horari?
Sí. L'acadèmia pot configurar si els alumnes poden triar entre diferents cursos del mateix nivell durant la renovació.
Es pot cobrar la matrícula durant la renovació?
Sí. Si hi ha un pagament inicial obligatori i l'acadèmia té un TPV virtual configurat, el procés pot incloure el cobrament en línia de matrícula i material.
Com puc saber quins alumnes encara no han renovat?
Acadesoft disposa d'una pantalla de seguiment que permet identificar els alumnes que han renovat i els pendents, consultar l'estat dels correus i fer noves comunicacions.
Puc enviar recordatoris a qui no ha respost?
Sí. Es poden reenviar els correus de renovació i utilitzar el mòdul CRM per organitzar accions addicionals de seguiment.
Simplifica les renovacions del curs següent
Organitzar les renovacions amb antelació permet conèixer millor la continuïtat dels alumnes, planificar els nous grups i reduir les tasques administratives de l'acadèmia.
Acadesoft integra la renovació dirigida amb la gestió de cursos, les inscripcions en línia i el seguiment comercial, i facilita que les famílies confirmin la plaça sense repetir tot el procés de matrícula.
La renovació dirigida està inclosa, com la resta de funcionalitats d'Acadesoft, en la seva tarifa plana. A més, el preu de la subscripció no depèn del nombre d'alumnes renovats ni de les noves matrícules, de manera que es pot planificar el creixement de l'acadèmia sense que augmenti el cost del programari per cada alumne addicional.
Si vols saber com funciona la inscripció de nous alumnes, consulta la nostra guia sobre matriculació en línia a les acadèmies: inscripcions, pagaments i documentació.
També pots descobrir les eines disponibles a la nostra pàgina de funcionalitats d'Acadesoft per a acadèmies.