La renovación de matrículas es uno de los procesos más importantes para una academia al finalizar el curso escolar. Antes de abrir las inscripciones a nuevos alumnos, muchos centros necesitan saber quiénes continuarán el próximo año y qué plazas quedarán disponibles.
Para organizar correctamente las renovaciones es recomendable preparar la oferta del siguiente curso, comunicar las condiciones a las familias, facilitar la confirmación de plaza y realizar un seguimiento de quienes todavía no han respondido.
Acadesoft dispone de un sistema de renovación dirigida que permite enviar invitaciones personalizadas a los alumnos actuales para que confirmen su inscripción en el siguiente curso mediante un enlace online.
¿Por qué es importante organizar las renovaciones con antelación?
Las renovaciones permiten conocer con mayor precisión cuántos alumnos continuarán en la academia y anticipar la planificación del siguiente año académico.
Una gestión organizada facilita:
- Conocer qué alumnos tienen intención de continuar.
- Planificar los grupos y horarios del siguiente curso.
- Identificar las plazas que quedarán disponibles para nuevos alumnos.
- Comunicar las nuevas tarifas y condiciones económicas.
- Reducir el trabajo administrativo durante el período de matriculación.
- Detectar alumnos que todavía no han confirmado su continuidad.
Cuanto antes disponga la academia de esta información, más fácil resultará organizar los cursos y preparar las campañas de captación de nuevos alumnos.
¿Cómo preparar la renovación de alumnos para el siguiente curso?
Antes de solicitar las confirmaciones, es necesario preparar la oferta formativa del nuevo año académico.
El proceso debería contemplar los siguientes aspectos:
- Revisar las tarifas: comprobar los precios, periodicidades y condiciones económicas que se aplicarán a las nuevas inscripciones.
- Preparar el calendario: revisar los días festivos, los períodos lectivos y los horarios previstos.
- Crear los cursos del siguiente año: definir los grupos, niveles, horarios y plazas disponibles.
- Relacionar los cursos actuales con los futuros: establecer a qué curso o nivel podrán renovar los alumnos.
- Configurar la inscripción online: preparar el formulario que utilizarán las familias para confirmar su plaza.
Acadesoft permite crear los cursos del próximo año desde cero o duplicar cursos existentes, facilitando la preparación de una oferta similar a la del año anterior.
También permite relacionar un curso actual con el curso de destino al que podrán renovar sus alumnos.
¿Cómo funciona la renovación dirigida de Acadesoft?
La renovación dirigida permite que la academia invite a los alumnos actuales a inscribirse en un curso futuro sin tener que repetir todo el procedimiento habitual de matriculación.
El funcionamiento general es el siguiente:
- La academia prepara los cursos del siguiente año y configura las opciones de renovación.
- Selecciona los alumnos a los que desea ofrecer la continuidad.
- Envía un correo electrónico personalizado con un enlace de renovación.
- El alumno o su familia accede al enlace y confirma el curso correspondiente.
- Se revisan las condiciones de cobro y, cuando corresponde, se realiza el pago inicial.
- La inscripción queda registrada en Acadesoft y se envían las confirmaciones correspondientes.
Cada enlace de renovación es personalizado y está vinculado al alumno y a la oferta de cursos que le corresponde.
Este sistema permite reducir considerablemente las gestiones manuales, especialmente en academias con un número elevado de alumnos.
¿Las familias tienen que volver a introducir todos sus datos?
No. Una de las principales ventajas de la renovación dirigida es que Acadesoft ya dispone de la información del alumno.
Cuando la familia accede al enlace personalizado, el proceso puede comenzar directamente en la selección del curso, sin repetir los pasos habituales de identificación y recogida de datos personales.
Además, el sistema puede mostrar las condiciones de cobro que el alumno tenía configuradas, incluyendo la periodicidad, la forma de pago y los datos bancarios disponibles.
La familia puede confirmar estas condiciones o modificarlas cuando sea necesario.
Esto simplifica la renovación y evita introducir nuevamente información que la academia ya tiene registrada.
¿Se puede elegir otro horario o grupo durante la renovación?
Sí. En algunas academias, los alumnos continúan en el mismo nivel, pero necesitan cambiar de horario o de grupo para el siguiente curso.
Acadesoft permite configurar si, durante la renovación, el alumno podrá elegir entre diferentes cursos del mismo nivel.
Por ejemplo, un alumno que actualmente asiste a clases los lunes y miércoles podría seleccionar otro grupo del mismo nivel que se imparta los martes y jueves, siempre que forme parte de la oferta de renovación configurada.
Si la academia prefiere que cada alumno renueve a un curso concreto, también puede limitar la selección al curso de destino establecido.
¿Se puede cobrar la matrícula al confirmar la renovación?
Sí. Una academia puede establecer que determinados conceptos se abonen durante el proceso de renovación.
En Acadesoft, cuando el curso está configurado con un pago inicial obligatorio y la academia dispone de un TPV virtual correctamente configurado, la renovación puede incluir el pago online de los conceptos correspondientes a matrícula y material.
Si no se requiere un pago inmediato, el proceso puede finalizar después de confirmar la información de cobro.
Los recibos del nuevo curso se generan según las condiciones económicas y la modalidad de facturación configuradas.
¿Cómo saber qué alumnos han renovado y cuáles están pendientes?
Una de las principales dificultades de las renovaciones es realizar el seguimiento de las familias que todavía no han respondido.
Acadesoft dispone de una pantalla específica de control de renovaciones que permite consultar el estado de los alumnos y filtrar la información según diferentes criterios.
Desde esta herramienta es posible:
- Consultar qué alumnos han renovado su inscripción.
- Identificar los alumnos pendientes de renovación.
- Comprobar el estado de envío de los correos de renovación.
- Enviar nuevas invitaciones a determinados alumnos.
- Reenviar individualmente los enlaces de renovación.
- Exportar la información a Excel.
También existen indicadores que permiten consultar el número de renovaciones realizadas y el porcentaje de alumnos que han completado el proceso.
De esta manera, la academia puede concentrar sus esfuerzos en las familias que todavía no han confirmado su continuidad.
¿Se pueden enviar recordatorios a los alumnos que no han renovado?
Sí. Acadesoft permite identificar los alumnos pendientes de renovación y reenviarles el correo con su enlace personalizado.
También permite copiar el enlace de renovación para compartirlo por otro canal de comunicación.
Además, los contactos pueden trasladarse al módulo de Gestión Comercial (CRM), donde es posible organizar acciones de seguimiento y aplicar modelos comerciales previamente configurados.
Esto puede resultar útil cuando una academia quiere contactar personalmente con determinadas familias, resolver dudas sobre el nuevo curso o recuperar alumnos que todavía no han tomado una decisión.
¿Qué ocurre después de confirmar una renovación?
Cuando un alumno completa correctamente el proceso de renovación, su inscripción queda registrada en el curso correspondiente.
El alumno recibe una confirmación en pantalla y por correo electrónico. La academia también recibe una notificación de la renovación realizada.
Según la configuración del formulario, también pueden enviarse documentos para su firma, como condiciones de contratación, autorizaciones o documentación relacionada con la inscripción.
La academia puede consultar posteriormente el estado de las renovaciones y continuar con la organización de los grupos del siguiente año académico.
Preguntas frecuentes sobre renovación de matrículas
¿Puedo enviar un enlace personalizado para que los alumnos renueven?
Sí. Acadesoft permite enviar correos electrónicos con enlaces individuales para que los alumnos actuales confirmen su inscripción en un curso futuro.
¿Las familias deben introducir nuevamente sus datos personales?
No. La renovación dirigida aprovecha la información que ya tiene registrada Acadesoft y permite comenzar directamente en la selección del curso.
¿Puedo permitir que los alumnos cambien de horario?
Sí. La academia puede configurar si los alumnos pueden elegir entre diferentes cursos del mismo nivel durante la renovación.
¿Se puede cobrar la matrícula durante la renovación?
Sí. Si existe un pago inicial obligatorio y la academia dispone de un TPV virtual configurado, el proceso puede incluir el cobro online de matrícula y material.
¿Cómo puedo saber qué alumnos todavía no han renovado?
Acadesoft dispone de una pantalla de seguimiento que permite identificar alumnos renovados y pendientes, consultar el estado de los correos y realizar nuevas comunicaciones.
¿Puedo enviar recordatorios a quienes no han respondido?
Sí. Es posible reenviar los correos de renovación y utilizar el módulo CRM para organizar acciones adicionales de seguimiento.
Simplifica las renovaciones del próximo curso
Organizar las renovaciones con antelación permite conocer mejor la continuidad de los alumnos, planificar los nuevos grupos y reducir las tareas administrativas de la academia.
Acadesoft integra la renovación dirigida con la gestión de cursos, las inscripciones online y el seguimiento comercial, facilitando que las familias confirmen su plaza sin repetir todo el proceso de matrícula.
La renovación dirigida está incluida, como el resto de las funcionalidades de Acadesoft, en su tarifa plana. Además, el precio de la suscripción no depende del número de alumnos renovados ni de las nuevas matrículas, lo que permite planificar el crecimiento de la academia sin que aumente el coste del software por cada alumno adicional.
Si quieres conocer cómo funciona la inscripción de nuevos alumnos, consulta nuestra guía sobre matriculación online en academias: inscripciones, pagos y documentación.
También puedes descubrir las herramientas disponibles en nuestra página de funcionalidades de Acadesoft para academias.