Gestionar una acadèmia d’oposicions implica molt més que organitzar classes i preparar els alumnes perquè aconsegueixin una plaça.
A mesura que una acadèmia creix, també augmenta la complexitat de la seva gestió: nous alumnes, grups, professors, horaris, matrícules, renovacions, pagaments, comunicacions, documentació i avaluacions.
Quan tota aquesta informació es reparteix entre Excel, correus electrònics, WhatsApp i diferents eines, l’equip administratiu acaba dedicant cada vegada més temps a tasques repetitives.
Un software per a acadèmies d’oposicions permet centralitzar aquests processos, automatitzar tasques i tenir una visió global de l’activitat de l’acadèmia.
Però què hauria d’oferir un software especialitzat? Quins processos val la pena automatitzar? I com pot ajudar una plataforma com Acadesoft?
Què és un software per a acadèmies d’oposicions?
Un software per a acadèmies d’oposicions és una plataforma que permet gestionar des d’un mateix entorn els principals processos acadèmics, administratius i comercials d’una acadèmia.
Entre aquests processos hi ha:
- Gestió d’alumnes, cursos i grups.
- Inscripcions i renovacions.
- Professors, classes i assistència.
- Pagaments, rebuts i facturació.
- Comunicacions amb els alumnes.
- Avaluacions i seguiment.
- Recursos i formació en línia.
- Captació de nous alumnes.
- Gestió comercial mitjançant CRM.
El principal avantatge és que tots aquests processos estan connectats. La informació d’un alumne es pot relacionar amb el seu curs, matrícula, grup, pagaments, classes, comunicacions i evolució acadèmica.
Per què una acadèmia d’oposicions necessita digitalitzar la seva gestió?
Una acadèmia pot començar gestionant els alumnes amb un full de càlcul i les comunicacions per WhatsApp. El problema apareix quan augmenten els alumnes, els grups i els professors.
Un canvi d’horari pot obligar a actualitzar diferents documents i avisar diversos grups. Una renovació pot implicar contactar amb un alumne, comprovar la seva situació i gestionar un nou pagament. I cada mes cal controlar quotes, rebuts i possibles impagaments.
La digitalització permet optimitzar aquests processos.
Automatitza tasques, afilitza processos i gestiona la teva acadèmia des d'un únic lloc.La gestió de la teca acadèmia ja és prou complicada. Passa't a Acadesoft.
Què aconsegueix una acadèmia quan digitalitza la seva gestió?
Centralitzar la informació: alumnes, cursos, grups, professors i pagaments es gestionen des d’un mateix entorn.
Automatitzar tasques: processos com les inscripcions, les renovacions o la generació de rebuts es poden simplificar.
Reduir errors: s’evita introduir repetidament la mateixa informació en sistemes diferents.
Millorar l’experiència de l’alumne: l’opositor pot accedir a informació, classes, recursos i comunicacions des d’una àrea específica.
Facilitar el creixement: augmentar el nombre d’alumnes no ha d’implicar necessàriament augmentar de manera proporcional la feina administrativa.
Què ha de tenir un bon software per a acadèmies d’oposicions?
No tots els programes de gestió estan dissenyats per respondre a les necessitats específiques d’una acadèmia. Abans d’escollir una solució, convé comprovar si permet resoldre els principals processos del dia a dia.
1. Gestió d’alumnes, cursos i grups
La base de qualsevol acadèmia és la informació sobre els seus alumnes.
Un bon software hauria de permetre gestionar fitxes d’alumnes, cursos, grups, inscripcions, assistència i altres dades relacionades amb la seva activitat al centre.
Acadesoft permet treballar amb informació com ara anotacions, motius de baixa o moviments d’alumnes, fet que facilita l’organització de la base de dades.
La gestió de cursos també permet controlar aspectes com l’ocupació, els alumnes en llista d’espera, l’assistència i l’organització de les classes. Tot es mostra d’una manera molt visual i intuïtiva.
Això resulta especialment útil en acadèmies d’oposicions, on poden conviure diferents convocatòries, especialitats i grups.
2. Inscripcions en línia i renovacions
La matriculació i les renovacions són processos que poden generar una càrrega administrativa important.
Acadesoft permet gestionar inscripcions en línia i renovacions, incloent-hi landings específiques d’inscripció. També preveu renovacions dirigides i altes d’alumnes sense una inscripció prèvia en un curs.
D’aquesta manera, l’alumne pot fer directament una part del procés i la informació queda integrada en la gestió de l’acadèmia.
Què aporta això?
Un procés de matriculació més àgil, menys tasques manuals i una connexió millor entre captació i inscripció.
I és precisament aquí on apareix una de les funcionalitats més interessants d’Acadesoft: el CRM.
3. CRM per captar i convertir nous alumnes
Una acadèmia no només necessita gestionar els alumnes que ja estan matriculats. També necessita captar nous alumnes i convertir els contactes interessats en matrícules.
Acadesoft incorpora un mòdul de gestió comercial (CRM) per gestionar contactes potencials, tasques comercials, models comercials i landings de captació.
Això permet organitzar el recorregut des del primer contacte fins a la matrícula:
Contacte interessat → seguiment comercial → comunicació → inscripció → alumne
Així, Acadesoft no es limita a gestionar el que passa després de la matrícula, sinó que també ajuda a organitzar la fase prèvia.
Per a qui dirigeix una acadèmia, aquesta diferència és important: no es tracta únicament d’administrar alumnes, sinó de gestionar tot el cicle comercial i acadèmic.
4. Gestió de pagaments, rebuts i domiciliacions SEPA
Els cobraments són una altra de les tasques que poden consumir moltes hores d’administració, especialment quan l’acadèmia treballa amb quotes periòdiques i un nombre elevat d’alumnes.
Acadesoft permet gestionar els rebuts i les domiciliacions bancàries mitjançant el sistema SEPA, de manera que l’acadèmia pot organitzar els cobraments recurrents i enviar-los al banc sense haver de preparar cada operació manualment.
La plataforma permet configurar diferents mètodes de cobrament i treballar amb tarifes de cursos, quotes automàtiques i generació de rebuts per període. També facilita la creació de remeses bancàries per agrupar els rebuts i gestionar-ne l’enviament a l’entitat financera d’acord amb la normativa SEPA.
Acadesoft també preveu situacions habituals de la gestió administrativa, com ara l’existència de segons pagadors, la creació manual de rebuts i el control de diferents conceptes de cobrament.
5. VERIFACTU i facturació electrònica
La gestió administrativa d’una acadèmia també s’ha d’adaptar a les noves obligacions relacionades amb la facturació.
Acadesoft compleix la normativa Verifactu i no t’hauràs de preocupar per futures modificacions de la normativa: Acadesoft garanteix que el sistema es mantindrà actualitzat davant dels canvis normatius, sense costos addicionals per a l’acadèmia.
Si vols més informació sobre com funciona Verifactu, pots consultar aquest article del nostre blog.
Disposar d’aquests processos dins de la mateixa plataforma permet reduir la dependència d’eines externes i centralitzar una part important de la gestió administrativa.
6. Àrea d’alumnes
La digitalització no hauria de beneficiar únicament l’equip administratiu.
Acadesoft disposa d’una Àrea d’alumnes des de la qual els opositors poden accedir a informació relacionada amb les seves classes i comunicar-se amb l’acadèmia. L’àrea també es pot instal·lar al mòbil com si fos una aplicació.
Això proporciona a l’alumne un punt d’accés centralitzat i pot reduir algunes consultes que normalment arribarien per telèfon o correu electrònic.
A més, l’àrea es relaciona amb altres elements de la gestió, com ara les classes i els recursos.
7. Comunicacions per correu electrònic, WhatsApp i newsletters
La comunicació és una part fonamental de la relació amb els alumnes.
Els canvis d’horari, els avisos, els recordatoris o la informació sobre cursos poden requerir contactar amb grups sencers.
Acadesoft permet fer comunicacions mitjançant correu electrònic i WhatsApp, a més de crear newsletters i segmentar-les per adaptar els missatges a diferents grups o perfils.
Això permet organitzar millor les comunicacions i evitar que WhatsApp o el correu electrònic es converteixin en l’únic sistema per gestionar la relació amb els alumnes.
8. Avaluació i seguiment acadèmic
Preparar una oposició no consisteix únicament a assistir a classe. El seguiment de l’evolució de l’alumne també pot ser rellevant per a l’acadèmia.
Acadesoft incorpora informes de notes i eines d’avaluació, incloent-hi comentaris predefinits, etiquetes i comparatives entre diferents avaluacions i cursos.
D’aquesta manera, la informació acadèmica queda integrada en la gestió de l’alumne i es pot consultar juntament amb la resta de la seva activitat.
9. Recursos i integració amb Moodle
Les acadèmies poden compartir diferents materials i recursos amb els seus alumnes.
Acadesoft permet gestionar recursos generals, recursos per nivell, recursos específics de curs i documents associats a l’alumne.
A més, compta amb integració amb Moodle, cosa que permet sincronitzar cursos i alumnes entre totes dues plataformes.
Això resulta especialment interessant per a acadèmies que combinen formació presencial i en línia o utilitzen Moodle com a entorn d’aprenentatge.
Quan val la pena utilitzar un software de gestió?
No hi ha un nombre concret d’alumnes a partir del qual una acadèmia hagi de contractar un software.
El millor indicador és la mateixa gestió.
Si el teu equip:
- Utilitza diversos fulls d’Excel.
- Introdueix les mateixes dades en diferents eines.
- Gestiona manualment les renovacions.
- Controla els pagaments un per un.
- Utilitza WhatsApp com a principal sistema de comunicació.
- Té dificultats per consultar ràpidament la informació d’un alumne.
- Gestiona els contactes comercials de manera manual.
- Està creixent i cada grup nou implica més feina administrativa.
…probablement ha arribat el moment de digitalitzar una part d’aquests processos.
L’objectiu no és substituir les persones per tecnologia, sinó permetre que l’equip dediqui el seu temps a tasques de més valor.
Com escollir un software per a la teva acadèmia d’oposicions?
Abans de contractar una solució, convé plantejar-se cinc preguntes sobre el software que vols escollir.
Centralitza realment la informació?
Si necessites utilitzar diferents eines per gestionar alumnes, pagaments, comunicació i formació, potser continuaràs tenint el mateix problema.
Quins processos puc automatitzar?
No et fixis únicament en el nombre de funcionalitats. Comprova quines tasques concretes pot simplificar o automatitzar.
Permet captar nous alumnes?
La gestió d’una acadèmia comença abans de la matrícula. Un CRM i les eines de captació poden ser especialment útils.
Pot créixer amb l’acadèmia?
L’eina s’ha de poder adaptar a l’augment d’alumnes, cursos, professors i processos.
S’integra amb altres eines?
Si utilitzes plataformes educatives com Moodle,
Preguntes freqüents sobre software d'acadèmies d'oposicions:
Un software de gestió permet centralitzar alumnes, cursos, pagaments, comunicacions i avaluacions en una única plataforma. Amb Acadesoft, també pots automatitzar processos com les matrícules, els rebuts i les renovacions. Acadesoft permet gestionar inscripcions en línia i crear landing pages específiques per captar matrícules. També facilita la gestió de les renovacions perquè puguis mantenir actualitzada la relació amb els alumnes. Pots configurar les quotes dels cursos i generar rebuts automàticament, així com gestionar remeses SEPA, pagaments i facturació des de la mateixa plataforma. Això redueix les tasques administratives i facilita el control dels cobraments. Acadesoft incorpora un CRM per gestionar contactes comercials, fer seguiment de les oportunitats i crear landing pages de captació. D’aquesta manera, pots gestionar el procés des del primer contacte fins a la matrícula. Acadesoft centralitza la informació de cada alumne, incloent-hi la matrícula, l’assistència, les avaluacions, els documents i les comunicacions. També disposa d’una àrea de l’alumne per facilitar l’accés a classes i recursos.
