Amb la primavera arriba també aquell moment de l’any en què toca començar a mirar cap al curs vinent. Amb només el tercer trimestre per endavant, molts centres educatius i acadèmies comencen a activar un procés clau: la renovació de matrícules, també conegut com rematriculació. És el procés que permet als alumnes que ja formen part del centre confirmar la seva continuïtat per al curs vinent, assegurar la seva plaça i, sovint, accedir abans que ningú a la tria d’horaris.
Per al centre, però, la rematriculació és molt més que un simple tràmit administratiu. És el punt de partida per preveure grups, organitzar calendaris, dimensionar l’equip docent i planificar el curs amb més seguretat. Gestionar bé aquest procés és clau no només per assegurar la continuïtat de l’alumnat, sinó també per evitar errors, reduir gestions d’última hora i començar a construir el curs vinent amb una base molt més clara.
Ara bé, no totes les acadèmies treballen igual. N’hi ha que allarguen la renovació durant setmanes, d’altres la concentren en un període molt concret i d’altres combinen l’enviament de renovacions online amb gestions manuals en alguns casos puntuals. Per això, Acadesoft no planteja una única manera de fer-ho, sinó una estructura flexible que s’adapta a la realitat de cada centre.
Perquè aquest procés no es converteixi en una successió de tasques manuals, trucades pendents i informació dispersa, Acadesoft estructura la renovació de matrícules en tres grans fases: des de la preparació inicial fins a un seguiment complet de l’estat de les renovacions. Això permet que el centre treballi amb més ordre, més control i molta menys càrrega administrativa.
Abans d’activar la renovació de matrícules, el primer pas és preparar correctament tota l’oferta del curs vinent. Aquesta fase és clau perquè assegura que, quan arribi el moment de renovar, el centre ja tingui definits els cursos, els horaris, el calendari i les condicions econòmiques amb què treballarà.
Amb Acadesoft, aquesta preparació es pot fer de manera ordenada i unificada. El programa permet que els responsables de cada centre puguin:
A més, el sistema facilita tant la creació manual de nous cursos com la duplicació de cursos existents, una funcionalitat especialment útil quan cal preparar una oferta àmplia en poc temps.
Aquesta fase prèvia és important perquè evita improvisacions quan la campanya de renovació ja està en marxa. Quan l’oferta del curs vinent està ben preparada des del principi, el centre pot comunicar-la amb més claredat i treballar amb més seguretat.
Un cop aquesta base està preparada, ja es pot activar la renovació amb garanties. És en aquest moment quan entra en joc tota la part d’automatització i comunica
Un cop l’oferta formativa del nou curs ja està preparada, arriba la fase en què es comença la renovació pròpiament dita. És aquí on el sistema es configura perquè cada alumne pugui rebre la seva proposta de continuïtat i completar el procés de manera ràpida i senzilla.
En aquesta etapa, el centre defineix a quin curs promociona cada grup, pot oferir diferents opcions dins d’un mateix nivell i prepara l’experiència que veurà l’alumne en accedir a la renovació.
L’objectiu no és haver d’anar alumne per alumne gestionant la renovació de manera manual, sinó poder cobrir el màxim nombre de renovacions amb el mínim esforç administratiu possible. Per això, Acadesoft permet enviar comunicacions personalitzades amb un enllaç automàtic de renovació. Quan l’alumne o la família hi accedeixen, es troben amb les dades ja emplenades i només han de revisar i confirmar la informació.
Això redueix friccions, simplifica el tràmit i fa que la renovació sigui molt més còmoda tant per a les famílies com per al centre. A més, el sistema combina automatització i flexibilitat. Permet:
Ara bé, el procés no s’acaba quan s’envia el correu o quan les famílies accedeixen a l’enllaç de renovació. Perquè la campanya funcioni realment, també cal saber en tot moment com està evolucionant.
La tercera fase permet al centre saber amb claredat qui ja ha renovat i qui encara està pendent. Acadesoft ofereix eines per fer aquest seguiment, consultar l’estat de cada cas i detectar fàcilment quins alumnes han rebut la comunicació però encara no han completat el procés.
A més, el centre pot reenviar el mail per fer la renovació automàtica, exportar informació a Excel i traslladar els casos pendents al CRM, és a dir, a l’eina de seguiment comercial, perquè l’equip pugui contactar amb les famílies i acabar de gestionar la renovació de manera més personalitzada i ordenada.
Aquesta fase també ofereix indicadors clars sobre l’evolució de la campanya, com ara el percentatge de renovacions sobre el total i sobre els correus enviats, perquè el centre pugui mesurar d’un cop d’ull l’avanç del procés. Això és especialment útil per saber si la campanya està funcionant bé, si cal reactivar determinats casos o si convé reforçar el seguiment en algun moment concret.
A més, Acadesoft no només permet veure què està passant, sinó també actuar-hi. És a dir, la rematriculació no s’entén només com un procés de control, sinó també com una oportunitat per reactivar renovacions pendents i continuar avançant amb més criteri i amb més informació.
Estructurar la renovació de matrícules d’aquesta manera permet als centres treballar amb més previsió en totes les fases del procés. D’una banda, s’agilitza la preparació del curs vinent; de l’altra, es redueix la feina manual, es millora la comunicació amb les famílies i es guanya visibilitat sobre l’estat real de cada renovació.
Això no només simplifica la feina interna del centre, sinó que també ofereix a les famílies una experiència més clara, ràpida i còmoda. En lloc de trobar-se amb un procés feixuc o poc clar, reben una proposta de renovació personalitzada, amb la informació preparada i amb molt pocs passos per confirmar-la.
En conjunt, aquesta estructura en tres fases permet convertir la renovació de matrícules en un procés molt més àgil, ordenat i fàcil de controlar.
Contacta amb nosaltres i te'n farem una demostració sense cap compromís.
T'ajudem a portar la gestió de la teva acadèmia de manera fàcil.