No todos los cursos que organiza una academia son pagados directamente por sus alumnos. Es habitual que una empresa contrate clases de idiomas para sus trabajadores, que una asociación de familias de alumnos (AFA) financie actividades extraescolares o que una entidad contrate un programa formativo para un grupo de participantes.
En estos casos, la academia debe gestionar a los alumnos y las clases, pero facturar el servicio a la organización que lo ha contratado. Para hacerlo correctamente, conviene separar la gestión académica de la facturación y establecer cómo se calculará el importe de cada período.
Acadesoft dispone de una modalidad de facturación agrupada que permite gestionar estos cursos y emitir las facturas a la empresa, asociación o entidad responsable del pago.
¿Qué tipos de cursos pueden facturarse a una empresa o asociación?
Este modelo de gestión es habitual en diferentes situaciones:
- Formación para empresas: cursos de idiomas u otras materias dirigidos a trabajadores de una organización.
- Actividades extraescolares: clases organizadas por una academia y contratadas por un AFA o un centro educativo.
- Formación para asociaciones: actividades dirigidas a los miembros de una entidad cultural, deportiva o social.
- Programas formativos para instituciones: cursos contratados por organizaciones que asumen su coste.
- Formación para colectivos: cursos dirigidos a grupos de participantes cuyo pago se gestiona de manera conjunta.
En todos estos casos es importante distinguir entre los participantes que reciben la formación y la entidad que contrata y paga el servicio.
¿Cómo se gestionan los alumnos de un curso pagado por una entidad?
Aunque una empresa o asociación asuma el coste del curso, la academia necesita organizar las clases y gestionar la información académica de los participantes.
Esto incluye aspectos como los horarios, el profesor asignado, las sesiones programadas y el seguimiento de los alumnos.
Con Acadesoft, los participantes pueden estar inscritos en sus cursos y utilizar las funcionalidades habituales de gestión académica.
La diferencia se encuentra en el sistema de cobro: en lugar de generar recibos individuales para cada alumno, el curso se factura a la entidad contratante.
¿Cómo se puede calcular el precio de un curso para empresas?
Las condiciones económicas pueden variar según el acuerdo establecido entre la academia y la organización que contrata la formación.
Acadesoft permite configurar diferentes modalidades de facturación agrupada:
- Precio por sesión grupal: se cobra un importe fijo por cada sesión programada, independientemente del número de participantes.
- Precio por hora grupal: el importe depende de las horas de clase programadas, sin tener en cuenta el número de alumnos.
- Precio por sesión y alumno: el importe se calcula según el número de alumnos inscritos y las sesiones programadas.
- Precio por hora y alumno: se tienen en cuenta las horas de clase y el número de participantes.
- Precio mensual por alumno: se establece una cantidad por cada alumno inscrito y mes, independientemente del número de clases.
Por ejemplo, una academia puede acordar con una empresa un precio de 45 euros por hora de formación, o con un AFA una tarifa mensual de 30 euros por cada alumno inscrito.
Estos importes son ejemplos ilustrativos. Cada academia establece sus propias tarifas y condiciones de contratación.
¿Cómo funciona la facturación agrupada en Acadesoft?
En Acadesoft, los cursos que utilizan la modalidad de facturación agrupada tienen asignado un cliente de facturación, que puede ser una empresa, asociación u otra entidad.
La academia puede generar las facturas correspondientes a un período determinado mediante un proceso específico.
Este procedimiento permite:
- Seleccionar el período que se desea facturar.
- Identificar los cursos con conceptos pendientes de incluir en el cálculo.
- Revisar los importes calculados según la modalidad de cobro de cada curso.
- Configurar los datos de las facturas, como la serie, fecha, vencimiento y forma de pago.
- Generar las facturas correspondientes a los clientes de facturación.
El programa agrupa la información por cliente de facturación y permite revisar el detalle de los conceptos antes de emitir las facturas.
Las facturas no se generan automáticamente: la academia debe ejecutar el proceso de facturación agrupada para el período correspondiente.
¿Se puede facturar mensualmente o por otros períodos?
Sí. Una academia puede necesitar facturar a una empresa al finalizar cada mes, mientras que otra entidad puede haber acordado una facturación trimestral.
Acadesoft permite indicar las fechas de inicio y fin del período que se desea facturar.
De esta manera, pueden generarse facturas correspondientes a semanas, meses, trimestres u otros períodos, según las condiciones de contratación.
Es importante mantener un control de los períodos facturados para evitar solapamientos o duplicidades.
¿La facturación depende de la asistencia de los alumnos?
En la modalidad de facturación agrupada de Acadesoft, los importes se calculan según las condiciones establecidas para el curso y las sesiones programadas.
En las tarifas por horas o sesiones, se tienen en cuenta las clases previstas dentro del período de facturación, excluyendo las anuladas. No es necesario que las sesiones estén marcadas como realizadas.
En las tarifas mensuales por alumno, el cálculo se basa en el número de alumnos inscritos y los meses correspondientes, independientemente del número de clases.
Por tanto, la facturación agrupada no se calcula a partir de la asistencia individual registrada de los participantes.
Esto permite utilizarla en acuerdos donde la entidad paga por la formación contratada y no por la asistencia efectiva de cada alumno.
¿Qué precauciones conviene tener al facturar cursos a entidades?
Cuando una academia trabaja con varias organizaciones, es recomendable establecer un procedimiento administrativo claro.
Especialmente conviene:
- Identificar correctamente la entidad responsable de cada factura.
- Definir el precio y la unidad de cobro acordados.
- Comprobar las altas, bajas y anulaciones que puedan afectar al cálculo.
- Revisar los conceptos e importes antes de emitir cada factura.
- Llevar un registro de los períodos que ya se han facturado.
Este último punto es especialmente importante en Acadesoft: el proceso de facturación agrupada permite volver a calcular y generar facturas para un período ya utilizado, por lo que es necesario comprobar que no se esté facturando dos veces el mismo servicio.
Preguntas frecuentes sobre cursos pagados por empresas y asociaciones
¿Puedo gestionar un curso cuyos alumnos no pagan individualmente?
Sí. Acadesoft permite configurar cursos con facturación agrupada, de modo que el importe se facture a una empresa, asociación u otra entidad en lugar de generar recibos individuales para los alumnos.
¿Puedo cobrar por horas de clase o por número de alumnos?
Sí. La facturación agrupada permite establecer tarifas por sesión, hora, sesión y alumno, hora y alumno o mensualidad por alumno.
¿Puedo facturar varios cursos a una misma empresa?
Sí. Acadesoft permite seleccionar varios cursos y agrupar su facturación por cliente, generando una factura con los conceptos correspondientes.
¿La facturación se genera automáticamente cada mes?
No. La academia debe ejecutar el proceso de facturación agrupada y seleccionar el período que desea facturar.
¿Se tienen en cuenta las clases anuladas?
En las modalidades calculadas por sesiones u horas, las clases anuladas se excluyen del cálculo. La facturación mensual por alumno utiliza un criterio diferente, basado en los alumnos inscritos y el período.
¿Puedo volver a generar una factura del mismo período?
El programa permite repetir el proceso, pero no impide automáticamente facturar dos veces el mismo período. Por eso es importante revisar las facturas anteriores y mantener un control de los períodos facturados.
Una solución para academias que trabajan con empresas y entidades
La formación contratada por organizaciones requiere combinar la gestión académica de los participantes con un sistema de facturación adaptado a las condiciones de cada cliente.
Acadesoft permite organizar estos cursos, gestionar sus alumnos y preparar la facturación agrupada sin mantener sistemas administrativos independientes.
La facturación agrupada está incluida, como el resto de las funcionalidades de Acadesoft, en su tarifa plana. Además, el precio de la suscripción no depende del número de alumnos, profesores o usuarios, lo que permite ampliar la actividad de la academia sin incrementar el coste del software por cada nuevo participante.
Si quieres conocer otras formas de cobrar la formación, consulta nuestra guía sobre facturación y recibos de una academia.
También puedes conocer las herramientas de nuestro programa de facturación para academias.