No tots els cursos que organitza una acadèmia els paguen directament els alumnes. És habitual que una empresa contracti classes d'idiomes per als treballadors, que una associació de famílies d'alumnes (AFA) financi activitats extraescolars o que una entitat contracti un programa formatiu per a un grup de participants.
En aquests casos, l'acadèmia ha de gestionar els alumnes i les classes, però facturar el servei a l'organització que l'ha contractat. Per fer-ho correctament, convé separar la gestió acadèmica de la facturació i establir com es calcularà l'import de cada període.
Acadesoft disposa d'una modalitat de facturació agrupada que permet gestionar aquests cursos i emetre les factures a l'empresa, associació o entitat responsable del pagament.
Quins tipus de cursos es poden facturar a una empresa o associació?
Aquest model de gestió és habitual en diferents situacions:
- Formació per a empreses: cursos d'idiomes o altres matèries adreçats als treballadors d'una organització.
- Activitats extraescolars: classes organitzades per una acadèmia i contractades per una AFA o un centre educatiu.
- Formació per a associacions: activitats adreçades als membres d'una entitat cultural, esportiva o social.
- Programes formatius per a institucions: cursos contractats per organitzacions que n'assumeixen el cost.
- Formació per a col·lectius: cursos adreçats a grups de participants el pagament dels quals es gestiona conjuntament.
En tots aquests casos és important distingir entre els participants que reben la formació i l'entitat que contracta i paga el servei.
Com es gestionen els alumnes d'un curs pagat per una entitat?
Encara que una empresa o associació assumeixi el cost del curs, l'acadèmia necessita organitzar les classes i gestionar la informació acadèmica dels participants.
Això inclou aspectes com els horaris, el professor assignat, les sessions programades i el seguiment dels alumnes.
Amb Acadesoft, els participants poden estar inscrits als seus cursos i utilitzar les funcionalitats habituals de gestió acadèmica.
La diferència és el sistema de cobrament: en lloc de generar rebuts individuals per a cada alumne, el curs es factura a l'entitat contractant.
Com es pot calcular el preu d'un curs per a empreses?
Les condicions econòmiques poden variar segons l'acord establert entre l'acadèmia i l'organització que contracta la formació.
Acadesoft permet configurar diferents modalitats de facturació agrupada:
- Preu per sessió grupal: es cobra un import fix per cada sessió programada, independentment del nombre de participants.
- Preu per hora grupal: l'import depèn de les hores de classe programades, sense tenir en compte el nombre d'alumnes.
- Preu per sessió i alumne: l'import es calcula segons el nombre d'alumnes inscrits i les sessions programades.
- Preu per hora i alumne: es tenen en compte les hores de classe i el nombre de participants.
- Preu mensual per alumne: s'estableix una quantitat per cada alumne inscrit i mes, independentment del nombre de classes.
Per exemple, una acadèmia pot acordar amb una empresa un preu de 45 euros per hora de formació, o amb una AFA una tarifa mensual de 30 euros per cada alumne inscrit.
Aquests imports són exemples il·lustratius. Cada acadèmia estableix les seves tarifes i condicions de contractació.
Com funciona la facturació agrupada a Acadesoft?
A Acadesoft, els cursos amb la modalitat de facturació agrupada tenen assignat un client de facturació, que pot ser una empresa, associació o altra entitat.
L'acadèmia pot generar les factures corresponents a un període determinat mitjançant un procés específic.
Aquest procediment permet:
- Seleccionar el període que es vol facturar.
- Identificar els cursos amb conceptes pendents d'incloure en el càlcul.
- Revisar els imports calculats segons la modalitat de cobrament de cada curs.
- Configurar les dades de les factures, com ara la sèrie, data, venciment i forma de pagament.
- Generar les factures corresponents als clients de facturació.
El programa agrupa la informació per client de facturació i permet revisar el detall dels conceptes abans d'emetre les factures.
Les factures no es generen automàticament: l'acadèmia ha d'executar el procés de facturació agrupada per al període corresponent.
Es pot facturar mensualment o per altres períodes?
Sí. Una acadèmia pot necessitar facturar a una empresa en acabar cada mes, mentre que amb una altra entitat pot haver acordat una facturació trimestral.
Acadesoft permet indicar les dates d'inici i final del període que es vol facturar.
Així, es poden generar factures corresponents a setmanes, mesos, trimestres o altres períodes, segons les condicions de contractació.
És important portar un control dels períodes facturats per evitar solapaments o duplicitats.
La facturació depèn de l'assistència dels alumnes?
En la modalitat de facturació agrupada d'Acadesoft, els imports es calculen segons les condicions establertes per al curs i les sessions programades.
En les tarifes per hores o sessions, es tenen en compte les classes previstes dins del període de facturació, excloent-ne les anul·lades. No cal que les sessions estiguin marcades com a realitzades.
En les tarifes mensuals per alumne, el càlcul es basa en el nombre d'alumnes inscrits i els mesos corresponents, independentment del nombre de classes.
Per tant, la facturació agrupada no es calcula a partir de l'assistència individual registrada dels participants.
Això permet utilitzar-la en acords en què l'entitat paga per la formació contractada i no per l'assistència efectiva de cada alumne.
Quines precaucions convé tenir en facturar cursos a entitats?
Quan una acadèmia treballa amb diverses organitzacions, és recomanable establir un procediment administratiu clar.
Convé especialment:
- Identificar correctament l'entitat responsable de cada factura.
- Definir el preu i la unitat de cobrament acordats.
- Comprovar les altes, baixes i anul·lacions que puguin afectar el càlcul.
- Revisar els conceptes i imports abans d'emetre cada factura.
- Portar un registre dels períodes que ja s'han facturat.
Aquest últim punt és especialment important a Acadesoft: el procés de facturació agrupada permet tornar a calcular i generar factures per a un període ja utilitzat, de manera que cal comprovar que no s'estigui facturant dues vegades el mateix servei.
Preguntes freqüents sobre cursos pagats per empreses i associacions
Puc gestionar un curs els alumnes del qual no paguen individualment?
Sí. Acadesoft permet configurar cursos amb facturació agrupada, de manera que l'import es facturi a una empresa, associació o altra entitat, en lloc de generar rebuts individuals per als alumnes.
Puc cobrar per hores de classe o per nombre d'alumnes?
Sí. La facturació agrupada permet establir tarifes per sessió, hora, sessió i alumne, hora i alumne o mensualitat per alumne.
Puc facturar diversos cursos a una mateixa empresa?
Sí. Acadesoft permet seleccionar diversos cursos i agrupar-ne la facturació per client, generant una factura amb els conceptes corresponents.
La facturació es genera automàticament cada mes?
No. L'acadèmia ha d'executar el procés de facturació agrupada i seleccionar el període que vol facturar.
Es tenen en compte les classes anul·lades?
En les modalitats calculades per sessions o hores, les classes anul·lades s'exclouen del càlcul. La facturació mensual per alumne utilitza un criteri diferent, basat en els alumnes inscrits i el període.
Puc tornar a generar una factura del mateix període?
El programa permet repetir el procés, però no impedeix automàticament facturar dues vegades el mateix període. Per això és important revisar les factures anteriors i mantenir un control dels períodes facturats.
Una solució per a acadèmies que treballen amb empreses i entitats
La formació contractada per organitzacions requereix combinar la gestió acadèmica dels participants amb un sistema de facturació adaptat a les condicions de cada client.
Acadesoft permet organitzar aquests cursos, gestionar els alumnes i preparar la facturació agrupada sense mantenir sistemes administratius independents.
La facturació agrupada està inclosa, com la resta de funcionalitats pròpies d'Acadesoft, en la seva tarifa plana. A més, el preu de la subscripció no depèn del nombre d'alumnes, professors o usuaris, cosa que permet ampliar l'activitat de l'acadèmia sense incrementar el cost del programari per cada participant nou.
Si vols conèixer altres maneres de cobrar la formació, consulta la nostra guia sobre facturació i rebuts d'una acadèmia.
També pots conèixer les eines del nostre programa de facturació per a acadèmies.