Muchas academias ofrecen clases particulares, sesiones individuales o grupos reducidos que no se cobran mediante una cuota mensual fija, sino a través de bonos de clases pagados por adelantado.
Para gestionar correctamente estos bonos es necesario controlar las horas o sesiones contratadas, descontar las clases realizadas y conocer en todo momento el saldo disponible de cada alumno.
Acadesoft dispone de un sistema de packs de prepago que permite automatizar este seguimiento y relacionarlo con los alumnos, los cursos y sus recibos.
¿Qué es un bono de clases o pack de prepago?
Un pack de prepago es un conjunto de horas o sesiones que un alumno compra anticipadamente y consume a medida que recibe las clases.
Por ejemplo, una academia de refuerzo escolar puede ofrecer un bono de 10 horas de clases particulares. El alumno paga el bono y, conforme realiza las clases, se descuentan las horas correspondientes.
Este modelo de cobro es habitual en:
- Clases particulares de refuerzo escolar.
- Clases individuales de idiomas o formación one-to-one.
- Clases de música con horarios flexibles.
- Formación en parejas o grupos reducidos.
- Actividades que se contratan por sesiones en lugar de mensualidades.
¿Qué diferencia hay entre un pack de prepago y una cuota mensual?
La principal diferencia está en cómo se calcula el importe y cuándo se realiza el cobro.
- Cuota mensual: el alumno paga una cantidad periódica establecida para su curso.
- Cobro por sesión: se calcula el importe correspondiente a las clases realizadas durante un período y se cobra posteriormente.
- Pack de prepago: el alumno adquiere por adelantado un saldo de horas o sesiones que irá consumiendo.
Acadesoft permite trabajar con estas modalidades de cobro, adaptándose a las condiciones de cada curso.
¿Cómo se controla automáticamente el consumo de un bono?
En Acadesoft, el consumo de los packs se calcula a partir de las clases realizadas y, cuando corresponde, de la asistencia del alumno.
Para que una clase descuente saldo, debe figurar como realizada y cumplir las condiciones establecidas para el pack.
El consumo puede calcularse de dos maneras:
- Por sesiones: cada clase contabilizada descuenta una unidad del bono.
- Por horas: se descuenta la duración de la clase. Por ejemplo, una clase de 30 minutos consume 0,5 horas.
Cuando el pack utiliza el consumo por asistencia, también se comprueba que el alumno haya asistido a la clase.
De esta manera, no es necesario llevar un control independiente de las clases consumidas mediante hojas de cálculo.
¿Cómo saber cuántas clases le quedan a un alumno?
El saldo de un pack se obtiene restando las horas o sesiones consumidas de las que el alumno ha adquirido y pagado.
Por ejemplo, si un alumno ha comprado un bono de 10 horas y ha realizado 6 horas de clase, su saldo disponible será de 4 horas.
Acadesoft permite consultar el saldo de los alumnos y el detalle de las clases que han consumido.
El saldo puede encontrarse en tres situaciones:
- Saldo positivo: el alumno dispone de horas o sesiones pendientes de consumir.
- Saldo cero: el alumno ha consumido todas las unidades disponibles de sus packs pagados.
- Saldo negativo: el alumno ha consumido más horas o sesiones de las que tiene pagadas.
Esto último puede ocurrir, por ejemplo, cuando un alumno comienza a recibir clases antes de haber abonado el bono correspondiente.
¿Cómo se cobran los bonos de clases?
Cuando se asigna un pack a un alumno, Acadesoft genera un recibo por el importe correspondiente.
Este recibo puede gestionarse mediante las formas de cobro habituales de la academia y, cuando corresponda, utilizarse para emitir una factura.
Para que las horas o sesiones del bono se incorporen al saldo disponible, el recibo debe estar marcado como cobrado.
Si el recibo todavía está pendiente de pago, el pack existe, pero sus unidades no se suman al saldo del alumno.
¿Se pueden configurar distintos tipos de bonos?
Sí. Una academia puede ofrecer diferentes packs según el tipo de formación, el número de clases contratadas o la duración de las sesiones.
Por ejemplo, puede disponer de bonos de 5, 10 o 20 horas, o de packs específicos para clases individuales y clases en pareja.
Acadesoft permite configurar un catálogo de packs y asignarlos a las inscripciones de los alumnos.
También permite que un alumno tenga varios packs sucesivos dentro de una misma inscripción, siempre que utilicen el mismo tipo de saldo: horas o sesiones.
¿Los bonos de clases pueden tener fecha de caducidad?
Sí. Algunas academias establecen un plazo máximo para utilizar las horas o sesiones contratadas.
Acadesoft permite configurar caducidades para los packs y consultar cuáles han caducado, cuáles están próximos a caducar y cuáles han provocado la pérdida de unidades pendientes de consumir.
Es importante que las condiciones de caducidad se comuniquen claramente al alumno antes de contratar el bono y que respeten la normativa aplicable.
¿Cómo saber qué alumnos necesitan comprar un nuevo bono?
Uno de los problemas habituales de la gestión manual de bonos es descubrir que un alumno ha agotado sus clases cuando ya ha realizado sesiones adicionales.
Acadesoft permite consultar los alumnos con poco saldo disponible y establecer filtros para detectar, por ejemplo, aquellos a los que les quedan menos de 2, 5 o 10 horas o sesiones.
También dispone de avisos automáticos para informar a la academia sobre el estado de los packs, su consumo y determinadas caducidades.
Esto facilita anticiparse a las renovaciones y avisar a las familias antes de que se agote el bono.
Preguntas frecuentes sobre bonos y packs de prepago
¿Puedo vender bonos de 5, 10 o 20 clases?
Sí. Acadesoft permite configurar diferentes packs de horas o sesiones y asignarlos a los alumnos según las condiciones de cada curso.
¿Se descuentan automáticamente las clases realizadas?
Sí. El consumo se calcula a partir de las clases marcadas como realizadas y, cuando corresponde, de la asistencia registrada del alumno.
¿Puedo saber cuántas horas le quedan a cada alumno?
Sí. Acadesoft permite consultar el saldo disponible de cada inscripción y el detalle de las clases que han consumido las horas o sesiones contratadas.
¿Qué ocurre si el alumno no ha pagado todavía el bono?
El pack no suma unidades al saldo disponible hasta que su recibo está cobrado. Si el alumno realiza clases antes de pagarlo, puede aparecer un saldo negativo.
¿Puedo asignar varios bonos al mismo alumno?
Sí. Un alumno puede tener varios packs en una misma inscripción, siempre que compartan el mismo tipo de saldo, ya sea por horas o por sesiones.
¿Puedo recibir avisos cuando un alumno se queda sin clases?
Sí. Acadesoft dispone de consultas de saldos y avisos automáticos que ayudan a identificar packs agotados o próximos a agotarse.
Simplifica la gestión de los bonos de tu academia
Los packs de prepago permiten ofrecer clases con mayor flexibilidad sin perder el control de las sesiones contratadas, consumidas y pendientes.
Con Acadesoft, el seguimiento de los bonos está integrado con la gestión académica y económica de los alumnos, evitando mantener registros independientes.
Además, Acadesoft utiliza un modelo de tarifa plana cuyo precio de suscripción no depende del número de alumnos, profesores o usuarios, lo que facilita la planificación de los costes del software a medida que crece la academia.
Si quieres conocer las distintas modalidades de cobro disponibles, consulta nuestra guía sobre facturación y recibos de una academia.
También puedes descubrir cómo Acadesoft facilita la organización de los cursos y la gestión económica desde nuestra página de funcionalidades para academias.