Moltes acadèmies ofereixen classes particulars, sessions individuals o grups reduïts que no es cobren mitjançant una quota mensual fixa, sinó amb bons de classes pagats per avançat.
Per gestionar correctament aquests bons cal controlar les hores o sessions contractades, descomptar les classes realitzades i conèixer en tot moment el saldo disponible de cada alumne.
Acadesoft disposa d'un sistema de packs de prepagament que permet automatitzar aquest seguiment i relacionar-lo amb els alumnes, els cursos i els seus rebuts.
Què és un bo de classes o pack de prepagament?
Un pack de prepagament és un conjunt d'hores o sessions que un alumne compra anticipadament i consumeix a mesura que rep les classes.
Per exemple, una acadèmia de reforç escolar pot oferir un bo de 10 hores de classes particulars. L'alumne paga el bo i, a mesura que fa les classes, es descompten les hores corresponents.
Aquest model de cobrament és habitual en:
- Classes particulars de reforç escolar.
- Classes individuals d'idiomes o formació individualitzada.
- Classes de música amb horaris flexibles.
- Formació en parelles o grups reduïts.
- Activitats que es contracten per sessions en lloc de mensualitats.
Quina diferència hi ha entre un pack de prepagament i una quota mensual?
La diferència principal és com es calcula l'import i quan es fa el cobrament.
- Quota mensual: l'alumne paga una quantitat periòdica establerta per al seu curs.
- Cobrament per sessió: es calcula l'import corresponent a les classes realitzades durant un període i es cobra posteriorment.
- Pack de prepagament: l'alumne adquireix per avançat un saldo d'hores o sessions que anirà consumint.
Acadesoft permet treballar amb aquestes modalitats de cobrament i adaptar-se a les condicions de cada curs.
Com es controla automàticament el consum d'un bo?
A Acadesoft, el consum dels packs es calcula a partir de les classes realitzades i, quan correspon, de l'assistència de l'alumne.
Perquè una classe descompti saldo, ha de constar com a realitzada i complir les condicions establertes per al pack.
El consum es pot calcular de dues maneres:
- Per sessions: cada classe comptabilitzada descompta una unitat del bo.
- Per hores: es descompta la durada de la classe. Per exemple, una classe de 30 minuts consumeix 0,5 hores.
Quan el pack utilitza el consum per assistència, també es comprova que l'alumne hagi assistit a classe.
D'aquesta manera, no cal portar un control independent de les classes consumides amb fulls de càlcul.
Com saber quantes classes li queden a un alumne?
El saldo d'un pack s'obté restant les hores o sessions consumides de les que l'alumne ha adquirit i pagat.
Per exemple, si un alumne ha comprat un bo de 10 hores i n'ha fet 6, el saldo disponible serà de 4 hores.
Acadesoft permet consultar el saldo dels alumnes i el detall de les classes que han consumit.
El saldo pot trobar-se en tres situacions:
- Saldo positiu: l'alumne disposa d'hores o sessions pendents de consumir.
- Saldo zero: l'alumne ha consumit totes les unitats disponibles dels packs pagats.
- Saldo negatiu: l'alumne ha consumit més hores o sessions de les que té pagades.
Això últim pot passar, per exemple, quan un alumne comença a rebre classes abans d'haver pagat el bo corresponent.
Com es cobren els bons de classes?
Quan s'assigna un pack a un alumne, Acadesoft genera un rebut per l'import corresponent.
Aquest rebut es pot gestionar mitjançant les formes de cobrament habituals de l'acadèmia i, quan correspongui, utilitzar-lo per emetre una factura.
Perquè les hores o sessions del bo s'incorporin al saldo disponible, el rebut ha de constar com a cobrat.
Si el rebut encara està pendent de pagament, el pack existeix, però les seves unitats no s'afegeixen al saldo de l'alumne.
Es poden configurar diferents tipus de bons?
Sí. Una acadèmia pot oferir diferents packs segons el tipus de formació, el nombre de classes contractades o la durada de les sessions.
Per exemple, pot disposar de bons de 5, 10 o 20 hores, o de packs específics per a classes individuals i classes en parella.
Acadesoft permet configurar un catàleg de packs i assignar-los a les inscripcions dels alumnes.
També permet que un alumne tingui diversos packs successius dins d'una mateixa inscripció, sempre que utilitzin el mateix tipus de saldo: hores o sessions.
Els bons de classes poden tenir data de caducitat?
Sí. Algunes acadèmies estableixen un termini màxim per utilitzar les hores o sessions contractades.
Acadesoft permet configurar caducitats per als packs i consultar quins han caducat, quins estan a punt de caducar i quins han provocat la pèrdua d'unitats pendents de consumir.
És important que les condicions de caducitat es comuniquin clarament a l'alumne abans de contractar el bo i que respectin la normativa aplicable.
Com saber quins alumnes necessiten comprar un nou bo?
Un dels problemes habituals de la gestió manual de bons és descobrir que un alumne ha esgotat les classes quan ja ha fet sessions addicionals.
Acadesoft permet consultar els alumnes amb poc saldo disponible i establir filtres per detectar, per exemple, aquells a qui queden menys de 2, 5 o 10 hores o sessions.
També disposa d'avisos automàtics per informar l'acadèmia sobre l'estat dels packs, el seu consum i determinades caducitats.
Això facilita anticipar-se a les renovacions i avisar les famílies abans que s'esgoti el bo.
Preguntes freqüents sobre bons i packs de prepagament
Puc vendre bons de 5, 10 o 20 classes?
Sí. Acadesoft permet configurar diferents packs d'hores o sessions i assignar-los als alumnes segons les condicions de cada curs.
Es descompten automàticament les classes realitzades?
Sí. El consum es calcula a partir de les classes marcades com a realitzades i, quan correspon, de l'assistència registrada de l'alumne.
Puc saber quantes hores li queden a cada alumne?
Sí. Acadesoft permet consultar el saldo disponible de cada inscripció i el detall de les classes que han consumit les hores o sessions contractades.
Què passa si l'alumne encara no ha pagat el bo?
El pack no afegeix unitats al saldo disponible fins que el rebut està cobrat. Si l'alumne fa classes abans de pagar-lo, pot aparèixer un saldo negatiu.
Puc assignar diversos bons al mateix alumne?
Sí. Un alumne pot tenir diversos packs en una mateixa inscripció, sempre que comparteixin el mateix tipus de saldo, ja sigui per hores o per sessions.
Puc rebre avisos quan un alumne es queda sense classes?
Sí. Acadesoft disposa de consultes de saldos i avisos automàtics que ajuden a identificar packs esgotats o a punt d'esgotar-se.
Simplifica la gestió dels bons de la teva acadèmia
Els packs de prepagament permeten oferir classes amb més flexibilitat sense perdre el control de les sessions contractades, consumides i pendents.
Amb Acadesoft, el seguiment dels bons està integrat amb la gestió acadèmica i econòmica dels alumnes, i evita mantenir registres independents.
A més, Acadesoft utilitza un model de tarifa plana en què el preu de la subscripció no depèn del nombre d'alumnes, professors o usuaris, fet que facilita la planificació dels costos del programari a mesura que creix l'acadèmia.
Si vols conèixer les diferents modalitats de cobrament disponibles, consulta la nostra guia sobre facturació i rebuts d'una acadèmia.
També pots descobrir com Acadesoft facilita l'organització dels cursos i la gestió econòmica a la nostra pàgina de funcionalitats per a acadèmies.