Quan un es planteja presentar-se a unes oposicions, apareix davant seu la imatge d’una muntanya inmensa de temari que haurà d’assumir. A més, també entra en escena l’angoixa per la part burocràtica:
Quins eren els terminis de la convocatòria? Em falten documents per presentar? Quants punts valia la part teòrica?
S’obren molts fronts i l’estrès va augmentant. Per molt que siguis una persona organitzada i metòdica, és ben sabut que unes oposicions són un procés que pot desbordar qualsevol persona.
És per això que molts alumnes recorren a les acadèmies d’oposicions, centres de preparació especialitzats en els diferents tipus de proves que t’acompanyen durant tot el procés: t’orienten i fan un seguiment acurat del teu progrés.
Acadesoft és un software de gestió especialitzat en acadèmies d’oposicions. El contacte amb les acadèmies clientes ha permès conèixer de prop el paper tan important que tenen aquests centres de formació i l’impacte positiu que poden generar en els seus alumnes.
Per aquest motiu, des d’Acadesoft s’ha volgut donar veu a les mateixes acadèmies perquè expliquin, des de dins, com acompanyen els seus alumnes i com influeixen en la seva experiència durant la preparació d’un moment tan decisiu com unes oposicions.
Nerea Sampendro és la responsable de la seu de Donosti de l’acadèmia d’oposicions OPEBIDE. Tenen diversos centres al País Basc i són especialistes en oposicions d’Ertzaintza i Policia Local, Administració Pública i Educació.
Nerea explica que, segons ella, «la principal aportació d’una acadèmia és orientar l’alumne en un terreny complex i ajudar-lo a centrar l’esforç allà on realment compta».
A més, explica un aspecte essencial: que els professors siguin especialistes en el temari que imparteixen: «Els temaris són densos i molt específics, i exigeixen filar molt prim, per la qual cosa cal un perfil docent que conegui a fons tant la matèria com la manera de funcionar dels diferents organismes convocants».
Maria José, del Centro de Estudios GESI, de Huelva, especialitzat en les oposicions a les Forces i Cossos de Seguretat, posa l’exemple del seu centre: «Qui és especialista en estrangeria no té per què ser-ho també en violència de gènere, armament o sociologia. Per això necessitem professionals especialitzats en els diferents àmbits, que puguin oferir una formació adequada i específica en cada matèria».
Acompanyament acadèmic i emocional
Paula, de l’acadèmia Cierzo Formación, de Saragossa, hi afegeix una aportació molt reveladora. Segons ella, «l’acadèmia ofereix estructura, acompanyament i proximitat. Una bona acadèmia marca el ritme quan l’opositor no el té, resol els dubtes ràpidament i, sobretot, transmet la confiança que no està sol en el procés».
A Cierzo Formación tenen clar que «l’acadèmia suposa un acompanyament tant acadèmic com emocional».
Aquestes tres acadèmies d’oposicions comparteixen el missatge que els centres de preparació aporten els continguts més actualitzats i especialitzats, però que, a més, funcionen com a espais de suport i actuen com a brúixoles al llarg del procés.
Descubreix com funciona Acadesoft i quins processos pots simplificar.¿Com seria el dia a dia de la teva acadèmia amb menys tasques administratives?
Quins són els principals reptes per a una acadèmia d’oposicions?
El dia a dia d’una acadèmia d’oposicions està marcat, sobretot, per la adaptació constant.
Cada convocatòria té:
- Les seves pròpies regles
- Terminis
- Requisits
Les acadèmies han d’estar preparades per reaccionar davant de canvis legislatius, modificacions de les bases o fins i tot paralitzacions dels processos.
A això s’hi suma la complexitat de coordinar múltiples oposicions, preparadors i alumnes alhora, mantenint una atenció individualitzada.
A GESI, per exemple, fan exàmens setmanalment i registren l’evolució de cada estudiant, una tasca que María José considera fonamental, però també «bastant complicada de mantenir actualitzada quan tens molts alumnes».
Paula, de Cierzo Formación, resumeix el repte com «la coordinació de molts fronts alhora»:
- convocatòries amb calendaris diferents
- preparadors
- aules
- continguts que s’han d’actualitzar
I, alhora, una atenció propera a l’alumne.
Una combinació que, sense una gestió centralitzada, pot fer que «l’operativa diària es torni caòtica i resti temps al que realment importa, que és la qualitat de la formació».
El paper d’Acadesoft, un suport en el dia a dia
Ha quedat molt clar que l’operativa de les acadèmies d’oposicions és complexa. Per no parlar de la facturació… Què pot ajudar a alleugerir tota aquesta càrrega administrativa?
Les tres entrevistades d’avui tenen una resposta: Acadesoft.
Per a María José, de GESI, el canvi més important des que treballen amb Acadesoft ha estat, precisament, l’estalvi de temps.
La gestió dels pagaments, l’emissió de certificats o l’enviament automàtic de factures són alguns dels processos que ara té automatitzats: «En comparació amb com feia abans aquests processos, Acadesoft m’ha facilitat molt la gestió».
Paula, de Cierzo Formación, posa el focus en un altre aspecte: la possibilitat d’alliberar temps per dedicar-lo al que és prioritari.
Treballar amb Acadesoft els ha permès «ordenar i automatitzar bona part de la gestió de les matriculacions» i guanyar «en traçabilitat de cada alumne i en rapidesa de resposta».
Un canvi que, segons explica, també es tradueix en una millor experiència per a l’opositor: «Ens ha alliberat temps que ara podem dedicar a millorar els continguts i a l’atenció personalitzada, en lloc de perdre’l en tasques administratives repetitives».
A Opebide, Nerea explica que ara tenen «l’alumnat, els pagaments i la facturació centralitzats» i que han guanyat agilitat en algunes tasques administratives del dia a dia.
Per a una acadèmia ubicada al País Basc, a més, era especialment important que la facturació complís amb TicketBAI, una qüestió que, com assenyala Nerea, ara tenen «resolta sense preocupacions».
Les funcionalitats estrella per a les acadèmies d’oposicions
Quan una acadèmia gestiona centenars d’alumnes i diverses oposicions alhora, tenir la informació centralitzada es converteix en una necessitat. No totes les acadèmies utilitzen Acadesoft de la mateixa manera, però les seves respostes coincideixen en una cosa:
Les funcionalitats més útils són aquelles que permeten simplificar tasques que es repeteixen constantment i tenir el control de la informació en un mateix lloc.
1. FACTURACIÓ
De les funcionalitats d’Acadesoft, que pots consultar en aquesta pàgina, Nerea destaca la facturació.
«És una part que en una acadèmia es repeteix constantment i que, si no està ben resolta, consumeix moltíssim temps».
Amb Acadesoft, explica, la tenen integrada amb la gestió de l’alumnat i funciona de manera àgil.
2. MATRICULACIÓ
Paula, de Cierzo Formación, destaca per la seva banda la gestió centralitzada de les matrícules de l’alumnat.
Tenir tota la informació «en un únic lloc» i poder-hi accedir de manera immediata evita haver de buscar-la entre diferents documents o fulls de càlcul.
Un avantatge que, segons explica, es nota especialment «en les èpoques de més volum, quan llancem diversos cursos en paral·lel».
Tenir garanties en els moments clau del teu negoci és un alleujament i aporta molta tranquil·litat.
3. SEGUIMENT DELS ALUMNES
A GESI, María José posa el focus en el seguiment individual de cada alumne i en la gestió dels pagaments.
Des de la plataforma pot consultar directament qui té un pagament pendent, sense haver de buscar la informació en diferents plataformes.
Però, sobretot, destaca la possibilitat de controlar l’evolució dels estudiants, una qüestió especialment rellevant per a una acadèmia amb un volum elevat d’alumnes.
Acompanyar les acadèmies
Els testimonis de Nerea, Maria José i Paula ens apropen a la realitat de les acadèmies d’oposicions i ens mostren que darrere de cada classe, cada alumne i cada convocatòria hi ha una gran quantitat de tasques de gestió que també necessiten temps, organització i seguiment.
Acadesoft busca precisament facilitar aquesta part de la feina: centralitzar la informació, automatitzar les tasques més repetitives i oferir als equips una visió més clara del que passa en el seu dia a dia.
Perquè quan la gestió està sota control, les acadèmies poden dedicar menys temps a perseguir pagaments, factures o documents i més al que realment marca la diferència: actualitzar els seus continguts, atendre els seus alumnes i acompanyar-los durant tot el camí fins a les oposicions.
