Cuando uno se plantea presentarse a unas oposiciones se le aparece la imagen de una montaña indecente de temario que tendrá que asumir. Además también entra a escena la angustia por la parte burocrática:
¿Cuáles eran los plazos de la convocatoria? ¿Me faltan documentos por presentar? ¿Cuánto puntuaba la parte teórica?
Se abren muchos frentes y va aumentando el estrés. Por mucho que seas una persona organizada y metódica es bien sabido que unas oposiciones son un proceso que puede sobrepasar a cualquiera.
Es por ello que muchos alumnos acuden a las academias de oposiciones, centros de preparación especializados en los diferentes tipos de pruebas que te acompañan en todo el proceso: te orientan y hacen un seguimiento estrecho de tu progreso.
Acadesoft es un software de gestión especializado en academias de oposiciones. El contacto con las academias clientes ha permitido conocer de cerca el papel tan importante que tienen estos centros de formación y el impacto positivo que pueden generar en sus alumnos.
Por este motivo, desde Acadesoft se ha querido dar voz a las propias academias para que expliquen, desde dentro, cómo acompañan a sus alumnos y cómo influyen en su experiencia durante la preparación de un momento tan decisivo como una oposición.
Nerea Sampendro es la responsable de la sede de Donosti de la academia de oposiciones OPEBIDE, tienen varios centros en el País Vasco y son especialistas en oposiciones de Ertzaintza y Policía Local, Administración Pública y Educación.
Nerea explica que, según ella, “la mayor aportación de una academia es orientar al alumno en un terreno complejo y ayudarle a centrar el esfuerzo donde de verdad cuenta”.
Además, explica un aspecto esencial, que los profesores sean especialistas en el temario que dan: “Los temarios son densos y muy específicos, y exigen hilar muy fino, por lo que se necesita un perfil docente que conozca a fondo tanto la materia como la forma de funcionar de los distintos organismos convocantes”.
Maria José de Centro de estudios GESI de Huelva y especializada en las oposiciones a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad pone el ejemplo de su centro: “Quien es especialista en extranjería no tiene por qué serlo también en violencia de género, armamento o sociología. Por eso necesitamos profesionales especializados en los diferentes ámbitos, que puedan ofrecer una formación adecuada y específica en cada materia”.
Acompañamiento académico y emocional
Paula de la academia Cierzo Formación de Zaragoza añade una aportación muy reveladora, según ella, “la academia ofrece estructura, acompañamiento y cercanía. Una buena academia marca el ritmo cuando el opositor no lo tiene, resuelve dudas rápido, y sobre todo transmite la confianza de que no está solo en el proceso”
En Cierzo Formación tienen claro que “la academia supone un acompañamiento tanto académico como emocional”.
Estas tres academias de oposiciones comparten el mensaje de que los centros de preparación aportan los contenidos más actualizados y especializados pero que además, funcionan como espacios de soporte y actúan como brújulas a lo largo del proceso.
Descubre cómo funciona Acadesoft y qué procesos puedes simplificar.¿Cómo sería el día a día de tu academia con menos tareas administrativas?
¿Cuáles son los principales retos para una academia de oposiciones?
El día a día de una academia de oposiciones está marcado, sobre todo, por la adaptación constante.
Cada convocatoria tiene:
- Sus propias reglas
- Plazos
- Requisitos
Las academias deben estar preparadas para reaccionar ante cambios legislativos, modificaciones en las bases o incluso paralizaciones de los procesos.
A esto se suma la complejidad de coordinar múltiples oposiciones, preparadores y alumnos al mismo tiempo, manteniendo una atención individualizada.
En GESI, por ejemplo, realizan exámenes semanalmente y registran la evolución de cada estudiante, algo que María José considera fundamental, pero también “bastante complicado de mantener actualizado cuando tienes muchos alumnos”.
Paula, de Cierzo Formación, resume el reto como “la coordinación de muchos frentes a la vez”:
- convocatorias con calendarios diferentes
- preparadores
- aulas
- contenidos que deben actualizarse
Y al mismo tiempo, una atención cercana al alumno.
Una combinación que, sin una gestión centralizada, puede hacer que “la operativa diaria se vuelva caótica y reste tiempo a lo que realmente importa, que es la calidad de la formación”.
El papel de Acadesoft, un apoyo en el día a día
Ha quedado muy claro que la operativa de las academias de oposiciones es compleja. Por no hablar de la facturación…¿Qué puede ayudar a aliviar toda esta carga administrativa?
Las tres entrevistadas de hoy tienen una respuesta: Acadesoft
Para María José, de GESI, el cambio más importante desde que trabajan con Acadesoft ha sido, precisamente, el ahorro de tiempo.
La gestión de pagos, la emisión de certificados o el envío automático de facturas son algunos de los procesos que ahora tiene automatizados: “En comparación con cómo hacía antes estos procesos, Acadesoft me ha facilitado mucho la gestión”.
Paula, de Cierzo Formación, pone el foco en otro aspecto: la posibilidad de liberar tiempo para dedicarlo a lo que es prioritario.
Trabajar con Acadesoft les ha permitido “ordenar y automatizar buena parte de la gestión de matriculación” y ganar “en trazabilidad de cada alumno y en rapidez de respuesta”. Un cambio que, según explica, se traduce también en una mejor experiencia para el opositor: “Nos ha liberado tiempo que ahora podemos dedicar a mejorar contenidos y a la atención personalizada, en lugar de perderlo en tareas administrativas repetitivas”.
En Opebide, Nerea explica que ahora tienen “el alumnado, los pagos y la facturación centralizados” y han ganado agilidad en algunas tareas administrativas del día a día. Para una academia ubicada en el País Vasco, además, era especialmente importante que la facturación cumpliera con TicketBAI, algo que, como señala Nerea, ahora tienen “resuelto sin preocupaciones”.
Las funcionalidades estrella para las academias de oposiciones
Cuando una academia gestiona cientos de alumnos y varias oposiciones al mismo tiempo, tener la información centralizada se convierte en una necesidad. No todas las academias utilizan Acadesoft de la misma manera, pero sus respuestas coinciden en algo:
Las funcionalidades más útiles son aquellas que permiten simplificar tareas que se repiten constantemente y tener el control de la información en un mismo lugar.
1. FACTURACIÓN
De las funcionalidades de Acadesoft, que puedes consultar en esta página, Nerea destaca la facturación. “Es una parte que en una academia se repite constantemente y que, mal resuelta, consume muchísimo tiempo”. Con Acadesoft, explica, la tienen integrada con la gestión del alumnado y funciona de forma ágil.
2. MATRICULACIÓN
Paula, de Cierzo Formación, destaca por su parte la gestión centralizada de matrículas alumnado. Tener toda la información “en un único sitio” y poder acceder a ella de forma inmediata evita tener que buscar entre diferentes documentos u hojas de cálculo.
Una ventaja que, según explica, se nota especialmente “en las épocas de mayor volumen, cuando lanzamos varios cursos en paralelo”. Tener garantías en los momentos clave de tu negocio resulta un alivio y aporta mucha tranquilidad.
3. SEGUIMIENTO DE LOS ALUMNOS
En GESI, María José pone el foco en el seguimiento individual de cada alumno y la gestión de los pagos. Desde la plataforma puede consultar directamente quién tiene un pago pendiente, sin tener que buscar la información en diferentes plataformas. Pero, sobre todo, destaca la posibilidad de controlar la evolución de los estudiantes, algo especialmente relevante para una academia con un volumen elevado de alumnos.
Acompañar a las academias
Los testimonios de Nerea, Maria José y Paula nos acercan a la realidad de las academias de oposiciones y nos muestran que detrás de cada clase, cada alumno y cada convocatoria hay una gran cantidad de tareas de gestión que también necesitan tiempo, organización y seguimiento.
Acadesoft busca precisamente facilitar esa parte del trabajo: centralizar la información, automatizar las tareas más repetitivas y dar a los equipos una visión más clara de lo que ocurre en su día a día.
Porque cuando la gestión está bajo control, las academias pueden dedicar menos tiempo a perseguir pagos, facturas o documentos y más a lo que realmente marca la diferencia: actualizar sus contenidos, atender a sus alumnos y acompañarlos durante todo el camino hasta la oposición.
