La teva acadèmia està preparada per a Verifactu? Descobreix com afecta aquesta normativa les acadèmies de formació, què canvia el 2027 i com preparar el teu software de gestió.
La teva acadèmia està preparada per a Verifactu? Si emets factures o utilitzes un software per gestionar la facturació de la teva acadèmia, aquesta normativa pot afectar la teva manera de treballar a partir del 2027.
La data d'entrada en vigor està cada vegada més a prop i, tot i que encara hi ha marge, ara és el moment ideal per comprovar que podràs complir amb la normativa quan arribi el moment.
En aquesta guia pràctica trobaràs tot el que necessites saber sobre com afecta Verifactu les acadèmies de formació, quins canvis introdueix i què hauries de revisar abans de l'inici del curs.
Aquesta és probablement la primera pregunta que et deu estar passant pel cap. Si gestiones una acadèmia de formació i emets factures o documents de facturació, Verifactu t'afecta en la majoria dels casos.
L'obligació no depèn tant de la mida de la teva acadèmia com de si utilitzes un sistema o programa informàtic per emetre factures. Per això, fins i tot una acadèmia petita hauria de revisar amb temps si el seu software de gestió i facturació està preparat.
I quan he d'incorporar Verifactu? Això depèn principalment de la forma jurídica de la teva acadèmia.
Si la teva acadèmia és una Societat Limitada (S.L.) hauràs d'utilitzar un programa adaptat a Verifactu abans de l'1 de gener de 2027.
Si ets autònom/a l'obligació començarà l'1 de juliol de 2027.
*EXCEPCIONS: queden exempts els contribuents en territoris forals (País Basc i Navarra), les empreses acollides al SII (Suministro Inmediato de Información) i aquells que no estan obligats a emetre factures.
Encara que hi ha marge, no convé deixar-ho per al darrer moment. Revisar amb temps que el teu programari de gestió i facturació compleix amb la normativa et permetrà afrontar l'inici del curs amb tranquil·litat i evitar canvis d'última hora.
Pexels
Verifactu és una normativa de facturació impulsada per l'Agència Tributària. El seu objectiu és que les factures quedin enregistrades de manera segura i que no es puguin modificar o eliminar sense deixar rastre.
Dit de manera senzilla: si la teva acadèmia utilitza un programa per emetre factures, aquest programa haurà d'estar adaptat a Verifactu quan arribi la data obligatòria.
Això no significa que hagis de canviar tota la manera de gestionar la teva acadèmia. Si treballs amb un programari preparat, podràs continuar gestionant matrícules, alumnes, mensualitats, cobraments o remeses bancàries com fins ara. La diferència està en el fet que el programa haurà de guardar la informació de facturació de manera correcta, segura i traçable.
La part tècnica la fa el programari. Tu només has d'assegurar-te que l'eina que utilitzes per facturar compleix amb la normativa i et permet treballar amb tranquil·litat.
Si vols aprofundir en l'origen de Verifactu i conèixer amb més detall els requisits que estableix la normativa, pots consultar el nostre article “Acadesoft ja compleix amb la normativa Verifactu: facturació segura, legal i preparada per al 2026”.
Aquest és, probablement, un dels passos més importants per adaptar la teva acadèmia a Verifactu. També és un dels que genera més dubtes.
Existeix la creença que la nova normativa obliga les acadèmies a emetre factura per tots els cobraments. Malgrat això, no és així.
Verifactu regula com ha de funcionar el programari de facturació, però no modifica les normes que determinen quan existeix l'obligació d'emetre una factura. És a dir, la normativa estableix com s'han de registrar les factures, però no crea noves obligacions de facturació.
Dit de manera senzilla: Verifactu afecta el programari que utilitzes per facturar, no converteix automàticament tots els cobraments de la teva acadèmia en factures.
Per això, abans d'adaptar processos o canviar de programari, convé resoldre una qüestió amb la teva gestoria o assessoria fiscal.
La pregunta clau és:
¿La meva acadèmia ha d'emetre factura per tots els cobraments o únicament en determinats casos, com quan la sol·licita l'alumne, una família o una empresa?
La resposta dependrà de les característiques de la teva activitat i de com s'apliqui la normativa de facturació en el teu cas concret.
Una vegada tinguis aquesta resposta, serà molt més senzill configurar correctament el teu sistema de facturació i assegurar-te que compleix amb Verifactu sense fer canvis innecessaris en la teva manera de treballar.
Una vegada tinguis clar com afecta la normativa la teva acadèmia, és el moment de revisar si el programa amb què gestiones la facturació està preparat per complir amb Verifactu.
No es tracta només que el programari digui que “serà compatible”, sinó que et permeti facturar amb seguretat, conservar bé la informació i complir amb la normativa sense complicar el teu treball diari.
Abans de prendre una decisió, assegura't que el teu proveïdor pot respondre afirmativament a aquestes preguntes:
El software està adaptat a Verifactu i preparat per a les dates d'entrada en vigor?
Garanteix la integritat i la traçabilitat dels registres de facturació?
Gestiona correctament les rectificacions sense perdre l'historial de la informació?
S'actualitza a mesura que evolucionen els canvis normatius?
Integra la facturació amb la gestió diària de l'acadèmia (matrícules, alumnes, rebuts i remeses), evitant duplicar tasques?
Si la resposta a alguna d'aquestes preguntes no és clara, convé anar amb compte. Un programa de facturació no només t'ha d'ajudar a emetre factures: també t'ha de donar tranquil·litat quan arribi l'obligació de complir amb Verifactu.
En el cas d'Acadesoft, la plataforma ja està homologada i adaptada a Verifactu, per la qual cosa pots continuar gestionant la teva acadèmia amb normalitat i amb la tranquil·litat de treballar amb un programari preparat per complir amb la normativa.
Depèn molt de com estiguis gestionant ara la facturació. Si ja utilitzes un programari adaptat a Verifactu, el canvi s'hauria de notar molt poc en el teu dia a dia.
Podràs continuar matriculant alumnes, gestionant mensualitats, aplicant descomptes, meandrant rebuts i passant remeses bancàries. La diferència estarà sobretot en com el programa guarda la informació de cada factura: de manera segura, ordenada i deixant rastre si es corregeix, s'anul·la o es modifica alguna cosa.
Si, en canvi, encara gestiones la facturació amb Excel, paper, documents solts o un programa que no està preparat, l'adaptació pot ser un bon moment per ordenar tot el procés. No es tracta només de complir amb Verifactu, sinó de treballar amb una eina pensada per a acadèmies, capaç de connectar facturació, alumnes, matrícules, mensualitats, cobraments i remeses en un mateix lloc.
Per veure-ho més clar, aquests són alguns exemples habituals en una acadèmia:
Una família matricula dos germans: Pots continuar aplicant descomptes per germans com sempre. El més important és que el programari deixi constància correcta de l'operació i de com s'ha generat la factura.
Es torna un rebut bancari: Si un rebut es torna, no es podrà esborrar o modificar sense deixar rastre. La correcció s'haurà de fer seguint el procediment previst pel sistema.
Un alumne es dóna de baixa a meitat de curs: Les baixes es continuaran gestionant igual, però si afecten una factura ja emesa, el programari haurà de registrar la rectificació sense eliminar l'historial de facturació.
Si encara tens dubtes sobre si el teu programari compleix amb els requisits, si estàs valorant canviar de programa o si simplement vols evitar fer-ho tot a última hora, aquest és un bon moment per resoldre-ho.
En el següent bloc t'expliquem com et pot ajudar Acadesoft a preparar la teva acadèmia per a Verifactu sense complicar la teva gestió diària.
A Acadesoft ja comptem amb un sistema adaptat a Verifactu perquè la transició sigui com més senzilla millor per a les acadèmies.
Això significa que podràs continuar gestionant matrícules, alumnes, mensualitats, remeses bancàries i facturació des d'un únic entorn, mentre el programari s'encarrega de complir amb els requisits que exigeix la normativa.
Però, a més d'ajudar-te amb Verifactu, Acadesoft també t'ajudarà a ordenar moltes de les tasques que formen part del dia a dia d'una acadèmia:
Gestionar matrícules i rematriculacions sense duplicar informació.
Organitzar alumnes, grups i horaris des d'una mateixa plataforma.
Controlar mensualitats, rebuts i pagaments pendents amb més claredat.
Gestionar remeses bancàries sense haver de saltar entre diversos documents.
Centralitzar comunicacions amb l'alumnat, les famílies i el professorat.
Reduir tasques repetitives per dedicar menys temps a la part administrativa.
L'avantatge no està només a complir amb Verifactu. També està a no haver de portar la facturació per un costat, les matrícules per un altre, els cobraments en un altre document i les remeses en una altra eina. Amb Acadesoft, tota aquesta informació treballa connectada dins d'un programari pensat per a acadèmies.
Així, quan arribi la data d'aplicació, no hauràs d'improvisar ni canviar la teva manera de treballar a última hora. Podràs centrar-te en el que és realment important: fer créixer la teva acadèmia i oferir una bona experiència als teus alumnes.
Quan entra en vigor Verifactu?
Les dates previstes actualment són:
1 de gener de 2027 per a societats (S.L., S.A., etc.).
1 de juliol de 2027 per a autònoms i la resta de contribuents.
Aquests terminis són els que recull actualment l'Agència Tributària per a l'adaptació dels sistemes informàtics de facturació.
Pot ser que sí. L'exempció d'IVA i Verifactu són coses diferents.
L'exempció d'IVA depèn del tipus d'activitat que desenvolupa la teva acadèmia. Verifactu, en canvi, afecta el funcionament del programari quan emets factures o documents de facturació.
Dit de manera senzilla: que la teva acadèmia estigui exempta d'IVA no significa automàticament que no hagi de revisar Verifactu. Si emets factures, convé confirmar amb la teva gestoria com s'aplica la normativa en el teu cas.
Depèn de com vagis a treballar i de com ho meandri el teu programari de facturació.
En Verifactu poden intervenir certificats electrònics per identificar l'enviament o la signatura dels registres de facturació, però això no sempre significa que l'acadèmia ho hagi de fer manualment. Si utilitzes un programari preparat, el teu proveïdor t'hauria d'indicar quin certificat necessites i com configurar-lo. L'Agència Tributària explica que els sistemes VERI*FACTU poden remetre registres amb autenticació mitjançant certificat electrònic qualificat, sense necessitar una signatura electrònica explícita addicional del registre.
Si ja tens certificat digital, consulta si és vàlid per a aquest ús. Si no el tens, tramita'l amb temps, per exemple a través d'una entitat certificadora com la FNMT, per evitar presses abans de la data obligatòria.
Només si el programa que utilitzes no es va a adaptar a Verifactu o no et dóna una resposta clara.
Abans de prendre una decisió, consulta amb el teu proveïdor si el programari complirà amb la normativa, garantirà la traçabilitat dels registres i se continuarà actualitzant a mesura que evolucionin els requisits legals.
A més, si has de revisar el teu sistema de facturació, pot ser un bon moment per valorar si el teu programa també t'ajuda a gestionar millor matrícules, alumnes, mensualitats, rebuts i remeses des d'un mateix lloc.
Sí. La normativa preveu sancions per utilitzar sistemes informàtics de facturació que no compleixin amb els requisits exigits.
En el cas d'una acadèmia, la sanció pot arribar a 50.000 € per exercici si, una vegada arribada la data obligatòria, utilitza o manté un programa de facturació no adaptat que encara permet emetre factures. També hi ha sancions per als proveïdors que fabriquin o comercialitzin programari que no compleix la normativa.
Per això convé revisar amb temps que el programari de gestió i facturació de la teva acadèmia estarà preparat per a Verifactu.
T'ajudem a portar la gestió de la teva acadèmia de manera fàcil.
