La domiciliació bancària és una de les formes més utilitzades per les acadèmies per cobrar les mensualitats dels seus alumnes. Permet gestionar nombrosos cobraments de manera agrupada, sense haver de sol·licitar una transferència o un pagament individual cada mes.
Per gestionar les domiciliacions bancàries d'una acadèmia cal disposar de les autoritzacions dels pagadors, preparar els rebuts i generar una remesa SEPA que posteriorment es presenta a l'entitat bancària.
Un programa de gestió com Acadesoft permet preparar aquestes operacions a partir de la informació econòmica dels alumnes i reduir la feina administrativa.
Què és una remesa bancària SEPA?
Una remesa bancària SEPA és un conjunt d'ordres de domiciliació que una empresa presenta a la seva entitat bancària per cobrar diferents imports als seus clients.
En una acadèmia, una remesa pot contenir els rebuts de les mensualitats de desenes o centenars d'alumnes, cadascun amb el seu import i el compte bancari corresponent.
Habitualment, aquestes operacions es presenten mitjançant un fitxer XML que segueix les especificacions del sistema SEPA.
El banc processa les ordres i gestiona els càrrecs als comptes dels responsables del pagament.
Què es necessita per domiciliar les quotes dels alumnes?
Abans de començar a gestionar les domiciliacions, l'acadèmia ha de disposar de la informació bancària i de les autoritzacions corresponents.
Els elements principals són:
- Compte bancari de l'acadèmia: on es rebran els imports cobrats.
- IBAN del responsable del pagament: compte on es farà el càrrec.
- Mandat SEPA: autorització del titular del compte per efectuar les domiciliacions.
- Import i venciment: quantitat que s'ha de cobrar i data prevista per a la domiciliació.
- Identificació dels rebuts: informació que permet relacionar cada cobrament amb el seu alumne o servei.
També és important consultar amb l'entitat bancària les condicions del servei, les comissions i els terminis necessaris per presentar les remeses.
Com generar una remesa bancària amb Acadesoft?
Acadesoft permet generar remeses bancàries a partir dels rebuts domiciliats dels alumnes.
Per fer-ho, els rebuts han de tenir configurada la forma de pagament per domiciliació bancària i disposar de les dades necessàries per efectuar el càrrec.
El procés general consisteix en:
- Seleccionar el compte bancari de l'acadèmia des del qual es gestionarà la remesa.
- Indicar la data de venciment dels rebuts que es volen domiciliar.
- Revisar i seleccionar els rebuts que s'inclouran a la remesa.
- Confirmar l'operació i generar el fitxer bancari.
- Descarregar el fitxer XML SEPA i presentar-lo mitjançant la banca en línia.
Acadesoft permet consultar les remeses generades i els rebuts inclosos en cadascuna.
És important distingir entre generar una remesa i cobrar-la efectivament. Acadesoft marca els rebuts com a cobrats en generar la remesa, però l'acadèmia ha de comprovar posteriorment que les operacions s'han dut a terme correctament a la seva entitat bancària.
Es poden agrupar els rebuts de diversos germans en un únic càrrec?
Sí. Quan diversos germans estan matriculats a la mateixa acadèmia i els rebuts es domicilien en un compte bancari comú, pot ser més còmode fer un únic càrrec per l'import total.
Acadesoft disposa d'una opció per generar remeses agrupades per IBAN, unificant els rebuts que comparteixen el mateix compte bancari.
Per exemple, si una família té dos fills amb mensualitats de 60 i 75 euros, el banc pot rebre una única operació de 135 euros en lloc de dos càrrecs independents.
Aquesta opció permet simplificar els moviments bancaris de les famílies i pot ajudar a reduir determinades comissions, segons les condicions de l'entitat bancària.
Cal tenir en compte que el nombre d'operacions bancàries pot ser inferior al nombre de rebuts inclosos en la remesa, encara que l'import total sigui el mateix.
Es pot modificar la data de domiciliació dels rebuts?
Sí. De vegades pot ser necessari canviar la data de cobrament d'una mensualitat, per exemple, perquè una família ha sol·licitat un ajornament o perquè l'acadèmia necessita reorganitzar els venciments.
Acadesoft permet modificar la data de domiciliació d'un rebut pendent i també fer canvis de venciment sobre diversos rebuts domiciliats alhora.
Això facilita reorganitzar els cobraments sense haver de modificar manualment cada rebut de manera individual.
Els canvis s'han de fer abans de presentar les ordres bancàries corresponents i tenint en compte els terminis establerts per l'entitat financera.
Què passa si el banc retorna una domiciliació?
Una domiciliació es pot retornar per diferents motius, com ara manca de fons, dades bancàries incorrectes o una sol·licitud del titular del compte.
Quan això passa, l'acadèmia ha d'identificar el rebut afectat, comprovar el motiu de la devolució i organitzar-ne la regularització.
Acadesoft disposa d'eines per registrar rebuts domiciliats com a retornats, establir nous venciments i configurar determinades accions relacionades amb aquestes devolucions.
L'acadèmia pot trobar una explicació més detallada a la nostra guia sobre com gestionar els rebuts retornats i els impagaments d'una acadèmia.
Quins errors poden aparèixer en generar una remesa?
Abans de generar una remesa, és recomanable revisar les dades dels alumnes i les condicions dels rebuts.
Entre els problemes més habituals hi ha:
- Un IBAN incorrecte o no informat.
- Rebuts amb import zero.
- Rebuts sense concepte.
- Inscripcions d'alumnes desactivades.
- Cursos desactivats els rebuts dels quals no es poden incorporar a la remesa.
- Dades de configuració bancària que no coincideixen amb les requerides per l'entitat financera.
Acadesoft identifica determinades incidències durant la preparació de les remeses i permet revisar els rebuts afectats abans de completar el procés.
Preguntes freqüents sobre domiciliacions SEPA en acadèmies
Puc generar una remesa amb tots els rebuts mensuals?
Sí. Acadesoft permet seleccionar els rebuts domiciliats corresponents a una data de venciment i generar una remesa bancària amb aquests rebuts.
Acadesoft envia automàticament les remeses al banc?
No. Acadesoft genera el fitxer XML SEPA, que s'ha de descarregar i presentar a través de l'entitat bancària de l'acadèmia.
Puc agrupar diversos rebuts en un únic càrrec?
Sí. Acadesoft permet configurar l'agrupació de rebuts per IBAN, de manera que diversos rebuts domiciliats en un mateix compte es puguin presentar com una única operació bancària.
Puc modificar la data de cobrament de diversos rebuts?
Sí. El programa disposa d'una eina per modificar la data de venciment o domiciliació de diversos rebuts pendents.
Els rebuts queden cobrats quan genero la remesa?
Acadesoft els marca com a cobrats en generar la remesa, però cal comprovar posteriorment que el banc ha efectuat les operacions i registrar les possibles devolucions.
He de contractar algun servei amb el meu banc?
És possible. La disponibilitat i les condicions del servei de presentació de remeses SEPA depenen de cada entitat bancària. Convé consultar-ne prèviament els requisits i els possibles costos.
Simplifica les domiciliacions bancàries de la teva acadèmia
Acadesoft integra la gestió de rebuts domiciliats, la generació de remeses SEPA i el control de devolucions amb la informació econòmica dels alumnes.
Si vols conèixer altres modalitats de cobrament, consulta la nostra guia sobre facturació i rebuts d'una acadèmia.
També pots descobrir les eines disponibles al nostre programa de facturació per a acadèmies.