Els rebuts retornats i les quotes pendents de pagament són situacions habituals en la gestió econòmica d'una acadèmia. Una família pot retornar una domiciliació bancària, canviar de compte o endarrerir-se en el pagament d'una mensualitat.
Per gestionar correctament aquests impagaments, és important identificar els rebuts pendents, registrar les devolucions, establir nous venciments quan correspongui i mantenir actualitzat l'historial econòmic de cada alumne.
Un programa de gestió per a acadèmies com Acadesoft permet centralitzar aquesta informació i facilitar el seguiment dels cobraments.
Quina diferència hi ha entre un rebut pendent i un rebut retornat?
Tot i que tots dos representen imports pendents de cobrar, no són exactament el mateix:
- Rebut pendent: és un rebut l'import del qual encara no consta com a cobrat. Pot ser que encara no hagi arribat el venciment o que el responsable del pagament no hagi abonat l'import corresponent.
- Rebut retornat: és un rebut que s'ha presentat al banc mitjançant una domiciliació, però que ha estat rebutjat o retornat.
Aquesta distinció és important perquè una devolució bancària pot requerir actuacions addicionals, com ara contactar amb la família, revisar les dades bancàries o establir una nova data de cobrament.
Què cal fer quan el banc retorna un rebut d'una acadèmia?
Quan una entitat bancària comunica la devolució d'un rebut, és recomanable seguir aquests passos:
- Identificar el rebut retornat: comprovar a quin alumne correspon, quin és el seu import i quina mensualitat o servei es cobrava.
- Comprovar-ne el motiu: revisar si la devolució es deu a manca de fons, dades bancàries incorrectes, una ordre del titular o una altra circumstància.
- Actualitzar l'estat del rebut: registrar que l'import ja no s'ha de considerar cobrat.
- Contactar amb el responsable del pagament: informar de la devolució i acordar com es regularitzarà la situació.
- Establir un nou venciment: quan correspongui, fixar una data per tornar a gestionar el cobrament.
- Comprovar el pagament posterior: verificar que l'import s'ha abonat i actualitzar-ne l'estat.
Disposar d'un procediment uniforme evita que les devolucions quedin oblidades o que es torni a reclamar un import que ja s'ha abonat.
Com gestiona Acadesoft els rebuts retornats?
Acadesoft disposa d'una funcionalitat específica per gestionar les devolucions de rebuts domiciliats.
Quan aquesta opció està activada, l'acadèmia pot marcar com a retornat un rebut domiciliat que prèviament constava com a cobrat.
En registrar la devolució, el programa pot dur a terme automàticament diferents accions:
- Treure la marca de cobrat del rebut.
- Establir una nova data de venciment.
- Afegir una comissió de devolució, si així s'ha configurat.
- Modificar el concepte del rebut per reflectir-hi la comissió aplicada.
El nombre de dies fins al nou venciment i les condicions de la comissió es poden configurar des del perfil de l'acadèmia.
D'aquesta manera, el rebut torna a quedar identificat com a pendent i l'acadèmia en pot gestionar la regularització.
Es poden aplicar despeses o comissions per devolució?
Algunes entitats bancàries cobren comissions quan es retorna una domiciliació. Això pot representar un cost addicional per a l'acadèmia.
Acadesoft permet configurar una comissió de devolució mitjançant un import fix o un percentatge del rebut, així com afegir un text explicatiu al concepte.
Per exemple, una acadèmia podria configurar una comissió fixa per a determinades devolucions i fer que el sistema la incorporés al rebut quan es registra l'impagament.
La possibilitat tècnica d'aplicar una comissió no significa que es pugui repercutir automàticament en qualsevol circumstància. L'acadèmia ha de comprovar que el càrrec estigui previst en les seves condicions contractuals i que sigui conforme amb la normativa aplicable.
Com controlar els alumnes que tenen quotes pendents?
Per evitar que s'acumulin els impagaments, és recomanable revisar periòdicament els rebuts pendents de cobrament.
L'acadèmia hauria de poder identificar quin alumne té un import pendent, a quin període correspon i si s'ha produït alguna devolució bancària.
Acadesoft permet consultar l'estat dels rebuts i mantenir la informació econòmica vinculada als alumnes i a les seves inscripcions.
També permet registrar cobraments parcials, una opció útil quan una família abona una part de l'import pendent i acorda pagar la resta més endavant.
Com evitar errors en gestionar una devolució bancària?
Un dels errors més habituals és considerar que tots els rebuts inclosos en una remesa bancària ja s'han cobrat definitivament.
A Acadesoft, els rebuts inclosos en una remesa SEPA es marquen com a cobrats en generar la remesa. Tanmateix, això no garanteix que el banc hagi completat totes les operacions.
Per això, és important revisar les comunicacions i els moviments de l'entitat bancària i registrar les devolucions que es produeixin.
També convé comprovar les dades bancàries abans de preparar noves domiciliacions i evitar tornar a presentar un rebut sense haver aclarit prèviament la causa de la devolució.
Preguntes freqüents sobre rebuts retornats i impagaments
Què passa a Acadesoft quan marco un rebut com a retornat?
El rebut deixa de constar com a cobrat. Segons la configuració de l'acadèmia, també se'n pot actualitzar el venciment i afegir una comissió de devolució.
Puc establir automàticament una nova data de cobrament?
Sí. Acadesoft permet configurar el nombre de dies que s'han d'afegir a la data de devolució per establir el nou venciment del rebut.
Es poden afegir despeses de devolució a un rebut?
Sí. El programa permet configurar una comissió fixa o percentual. La seva aplicació ha de respectar les condicions acordades amb el client i la normativa corresponent.
Puc registrar un pagament parcial d'una quota pendent?
Sí. Acadesoft permet registrar cobraments parcials i mantenir identificat l'import que queda pendent.
Els rebuts inclosos en una remesa SEPA estan cobrats definitivament?
No necessàriament. Acadesoft els marca com a cobrats en generar la remesa, però l'acadèmia ha de comprovar el resultat de les operacions bancàries i registrar les possibles devolucions.
Organitza el seguiment dels impagaments de la teva acadèmia
Mantenir un control actualitzat dels rebuts pendents i retornats permet reduir errors administratius, facilitar la comunicació amb les famílies i disposar d'una visió més clara de la situació econòmica de l'acadèmia.
Si vols conèixer com es relacionen aquests processos amb la resta de la gestió econòmica, consulta la nostra guia sobre facturació i rebuts d'una acadèmia.
També pots descobrir les eines disponibles al nostre programa de facturació per a acadèmies.