Controlar les places disponibles és fonamental per organitzar els cursos d'una acadèmia, especialment quan hi ha grups amb capacitat limitada o molta demanda en determinats horaris.
Una bona gestió de places permet conèixer l'ocupació de cada grup, limitar les inscripcions en línia quan s'arriba al màxim i mantenir llistes d'espera per aprofitar les vacants que es puguin produir.
Acadesoft disposa d'eines per gestionar l'ocupació dels cursos i organitzar els alumnes pendents d'aconseguir plaça.
Com controlar les places disponibles als cursos?
El primer pas consisteix a establir la capacitat màxima de cada curs, tenint en compte l'aula disponible, el tipus d'activitat i les condicions d'ensenyament.
Per exemple, una acadèmia d'idiomes pot establir un màxim de 8 alumnes als grups de conversa i de 15 alumnes als cursos generals.
Acadesoft permet definir la capacitat màxima de cada curs i consultar-ne el nivell d'ocupació a partir dels alumnes inscrits.
Aquesta informació es presenta visualment mitjançant un indicador de tres colors:
- Verd: queda més d'una plaça disponible.
- Groc: queda una única plaça disponible.
- Vermell: el grup és complet o ha superat la capacitat.
D'aquesta manera, el personal de l'acadèmia pot identificar ràpidament quins cursos tenen disponibilitat i quins necessiten una atenció especial.
Es pot impedir que un alumne es matriculi en línia en un grup complet?
Sí. Acadesoft permet configurar un límit de places específic per a les inscripcions en línia de cada curs.
Quan s'arriba a aquest límit, el curs deixa d'estar disponible per seleccionar-lo durant la matriculació per Internet.
Això és especialment útil durant les campanyes d'inscripció, quan diverses famílies poden accedir als formularis sense intervenció directa del personal d'administració.
És important distingir entre la capacitat informativa del curs i el límit d'inscripció en línia. La capacitat general no impedeix que un coordinador faci una inscripció manual addicional, mentre que el límit en línia sí que restringeix les noves matrícules per Internet.
Es pot mostrar el nombre de places disponibles durant la matrícula?
Sí. Quan una acadèmia utilitza formularis d'inscripció en línia, pot configurar quina informació vol mostrar sobre els cursos disponibles.
Acadesoft permet mostrar o ocultar dades com ara:
- El nombre de places disponibles.
- Les dates d'inici i finalització.
- El preu de la matrícula.
- L'import del material.
- El preu de les quotes.
L'acadèmia també pot decidir quins cursos, nivells o agrupacions de nivells apareixen a cada formulari de matriculació.
Això permet crear pàgines específiques per a determinades activitats, mostrant únicament l'oferta corresponent a cada campanya.
Com gestionar una llista d'espera quan un curs és complet?
Quan un curs arriba a la capacitat màxima, pot continuar rebent sol·licituds d'alumnes interessats.
En lloc de perdre aquests contactes, és recomanable mantenir una llista d'espera vinculada al curs corresponent.
Acadesoft disposa d'un sistema d'alumnes en espera que permet registrar tant alumnes existents com nous interessats.
Un mateix alumne pot estar en espera de diversos grups del mateix nivell. Això és útil quan té disponibilitat per a diferents horaris i acceptaria qualsevol de les places que quedessin lliures.
L'acadèmia pot consultar les llistes d'espera de cada curs i també disposa d'un llistat general d'alumnes pendents de plaça.
Què passa quan queda una plaça lliure?
Una plaça pot quedar disponible perquè un alumne demana la baixa, canvia de grup o deixa d'estar inscrit en un curs.
Quan queda una plaça lliure en un curs amb alumnes en espera, Acadesoft pot avisar l'acadèmia mitjançant una notificació.
A més, el programa disposa d'un sistema de recordatoris per correu electrònic que informa els coordinadors de les places disponibles als cursos amb alumnes en espera.
Aquests resums s'envien setmanalment, els dilluns al matí, als coordinadors actius que tenen habilitada aquesta comunicació.
Així, l'acadèmia pot revisar les oportunitats de cobrir vacants sense haver de comprovar manualment tots els grups.
Com passar un alumne de la llista d'espera al curs?
Quan una acadèmia decideix oferir una plaça a un alumne en espera, pot fer-ne la inscripció directament des de la llista corresponent.
Acadesoft permet inscriure l'alumne al curs i eliminar-lo de la llista d'espera durant la mateixa operació.
Això ajuda a mantenir actualitzada la informació i evita que un alumne continuï figurant com a pendent de plaça després d'haver estat inscrit.
Cal recordar que l'assignació de places ha de respectar els criteris establerts per l'acadèmia, especialment quan hi ha prioritats d'admissió o diferents horaris disponibles.
Quins avantatges aporta una bona gestió de places?
Controlar l'ocupació dels grups i organitzar les llistes d'espera permet:
- Evitar inscripcions en línia per sobre del límit establert.
- Identificar ràpidament els grups complets.
- Saber quins cursos encara tenen places disponibles.
- Facilitar la planificació d'horaris i professors.
- Aprofitar les places que queden lliures durant el curs.
- Conservar els contactes dels alumnes interessats quan no hi ha disponibilitat immediata.
- Reduir el temps dedicat a revisar manualment l'ocupació.
Aquestes eines són útils tant per a acadèmies petites com per a centres amb molts grups i diferents nivells formatius.
Preguntes freqüents sobre places i llistes d'espera
Puc establir un nombre màxim d'alumnes per curs?
Sí. Acadesoft permet configurar la capacitat màxima de cada curs i consultar-ne l'ocupació mitjançant un indicador visual.
Què passa quan s'esgoten les places d'una matrícula en línia?
Quan s'arriba al límit configurat per a la inscripció en línia, el curs deixa de poder-se seleccionar al formulari de matriculació.
Puc matricular manualment un alumne en un curs complet?
Sí. La capacitat general del curs és informativa i no impedeix que un coordinador faci una inscripció manual addicional.
Acadesoft permet gestionar llistes d'espera?
Sí. És possible registrar alumnes interessats en un curs i mantenir-los en una llista d'espera fins que hi hagi una plaça disponible.
Un alumne pot estar en espera de diversos horaris?
Sí. Un alumne es pot incorporar a les llistes d'espera de diversos cursos del mateix nivell.
Rebré un avís quan quedi una plaça lliure?
Sí. Acadesoft disposa de notificacions quan queda una plaça lliure en un curs amb alumnes en espera i de resums setmanals per correu electrònic per als coordinadors.
Organitza millor les places de la teva acadèmia
Una gestió adequada de les places permet planificar els grups amb més precisió i aprofitar les oportunitats d'inscripció que apareixen durant el curs.
Acadesoft integra el control d'ocupació i les llistes d'espera amb la gestió de cursos i alumnes. Aquestes funcionalitats estan incloses, com la resta d'eines d'Acadesoft, en la seva tarifa plana, sense costos addicionals pel nombre d'alumnes o professors.
Si vols saber com facilitar les noves matrícules, consulta la nostra guia sobre matriculació en línia a les acadèmies: inscripcions, pagaments i documentació.
També pots conèixer les eines del nostre programa de gestió d'acadèmies.