Els descomptes per germans, les promocions de matrícula i les condicions econòmiques especials són habituals a les acadèmies d'idiomes, reforç escolar, música i altres activitats formatives.
Per gestionar correctament aquests descomptes cal definir a qui s'apliquen, a quins conceptes afecten, durant quant de temps seran vigents i com es reflectiran als rebuts dels alumnes.
Un programa de gestió com Acadesoft permet configurar diferents tipus de descomptes i automatitzar-ne l'aplicació en la facturació de l'acadèmia.
Quins tipus de descomptes pot oferir una acadèmia?
Cada acadèmia pot establir les seves pròpies polítiques comercials. Alguns dels descomptes més habituals són:
- Descomptes per germans: reducció de la quota quan diversos membres d'una família estan matriculats.
- Descomptes per família nombrosa: condicions econòmiques especials per a determinades famílies.
- Promocions de matrícula: reducció de l'import d'inscripció durant una campanya concreta.
- Descomptes temporals: ofertes de durada limitada per captar nous alumnes.
- Descomptes personalitzats: condicions especials acordades amb un alumne o una família.
- Cupons promocionals: descomptes que s'apliquen mitjançant un codi durant la inscripció en línia.
Els descomptes es poden establir com un percentatge del preu o com un import fix, segons les condicions que determini l'acadèmia.
Com gestionar els descomptes per germans?
Una situació habitual és oferir una reducció de la quota del segon o tercer germà matriculat a l'acadèmia.
Per exemple, una acadèmia podria establir un descompte del 10 % sobre la mensualitat del segon germà. Si la seva quota habitual és de 80 euros, l'import resultant seria de 72 euros.
Per evitar errors, convé identificar correctament quins alumnes tenen dret al descompte i establir si s'aplicarà durant tot el curs o només en determinades condicions.
Acadesoft permet configurar descomptes generals a la fitxa dels alumnes, tant en percentatges com en imports fixos.
Aquests descomptes generals s'apliquen a les quotes corresponents, però no als rebuts de matrícula o material.
És important tenir en compte que la comprovació que una família compleix els requisits del descompte correspon a l'acadèmia.
Quina diferència hi ha entre un descompte general i un de puntual?
En la gestió econòmica d'una acadèmia convé distingir entre descomptes que afecten diverses quotes i descomptes vinculats a una inscripció concreta.
- Descompte general: es configura a la fitxa de l'alumne i s'aplica a les seves quotes periòdiques o al pagament únic anual, segons correspongui.
- Descompte per inscripció: s'associa a un curs determinat i permet aplicar condicions econòmiques específiques a aquella inscripció.
Per exemple, un alumne pot gaudir d'un descompte familiar en les quotes habituals i rebre una promoció específica quan es matricula en un curs intensiu.
Acadesoft permet gestionar tots dos tipus de descomptes i configurar com s'han de comportar quan coincideixen.
Es poden aplicar descomptes a la matrícula, al material o a les mensualitats?
Sí. No tots els descomptes han d'afectar els mateixos conceptes.
Una acadèmia pot oferir una promoció que redueixi únicament el preu de la matrícula, una altra que afecti les quotes mensuals i una tercera aplicable al material del curs.
A Acadesoft, els descomptes configurables per inscripció permeten definir si afecten:
- Els rebuts de matrícula.
- Els rebuts de material.
- Els rebuts de quotes.
D'aquesta manera, l'acadèmia pot dissenyar promocions sense haver de modificar les tarifes generals de tots els cursos.
Com oferir descomptes durant la matriculació en línia?
Les promocions també poden servir per facilitar la captació de nous alumnes mitjançant formularis d'inscripció en línia.
Acadesoft permet incorporar descomptes a les pàgines de matriculació i configurar com els seleccionarà l'usuari.
Hi ha diferents possibilitats:
- Llista desplegable: l'usuari selecciona un dels descomptes disponibles.
- Opcions visibles: els descomptes apareixen com a alternatives entre les quals pot triar.
- Codi promocional: l'usuari introdueix un cupó que ha de coincidir amb un dels codis configurats.
Quan se selecciona un descompte vàlid, el sistema actualitza els preus corresponents i l'incorpora als rebuts generats durant la inscripció.
Una consideració important: quan els descomptes es mostren mitjançant una llista o opcions seleccionables, Acadesoft no comprova automàticament que l'usuari compleixi els requisits. Si se'n vol restringir l'aplicació mitjançant un codi, es pot utilitzar la modalitat de cupó promocional.
Es poden combinar diversos descomptes?
De vegades, un alumne pot tenir un descompte general i accedir també a una promoció específica.
Per evitar aplicar reduccions no previstes, és important establir prèviament si tots dos avantatges són acumulables.
Acadesoft permet configurar si el descompte d'una inscripció s'afegeix al descompte general de l'alumne o si el substitueix.
Això facilita establir una política comercial coherent i controlar com s'apliquen les promocions als diferents rebuts.
Com controlar els descomptes aplicats?
Una acadèmia hauria de poder identificar quins alumnes gaudeixen de condicions especials i quins descomptes s'estan aplicant als seus rebuts.
Acadesoft permet consultar les inscripcions vinculades a determinats descomptes i utilitzar filtres per localitzar alumnes i rebuts amb promocions aplicades.
També permet configurar períodes de validesa per als descomptes promocionals i activar-los o desactivar-los segons les necessitats de cada campanya.
Quan es modifica o s'elimina un descompte d'una inscripció existent, pot ser necessari actualitzar els rebuts afectats perquè reflecteixin correctament les noves condicions econòmiques.
Preguntes freqüents sobre descomptes en acadèmies
Puc aplicar un descompte del 10 % al segon germà?
Sí. Acadesoft permet configurar descomptes percentuals per als alumnes. L'acadèmia determina quins alumnes compleixen les condicions per beneficiar-se'n.
Els descomptes per germans també afecten la matrícula?
El descompte general configurat a la fitxa de l'alumne s'aplica a les quotes, però no a la matrícula ni al material. Per a aquests conceptes es poden utilitzar descomptes específics per inscripció.
Puc oferir promocions només durant unes dates determinades?
Sí. Acadesoft permet establir períodes de validesa per als descomptes promocionals, així com activar-los o desactivar-los.
Puc crear codis de descompte per a la matrícula en línia?
Sí. Es poden configurar cupons promocionals que els alumnes introdueixen durant el procés d'inscripció en línia.
Es poden acumular dos descomptes diferents?
Acadesoft permet configurar si un descompte per inscripció s'acumula al descompte general de l'alumne o si el substitueix.
Puc saber quins alumnes tenen un descompte aplicat?
Sí. Acadesoft disposa de filtres i consultes que permeten identificar alumnes, inscripcions i rebuts amb descomptes.
Organitza els descomptes i les promocions de la teva acadèmia
Una bona gestió dels descomptes permet oferir condicions comercials flexibles sense perdre el control dels imports facturats.
Acadesoft integra la configuració de descomptes amb la matriculació, les inscripcions i la generació de rebuts, i facilita l'aplicació de condicions econòmiques especials.
Si vols saber com es relacionen aquests processos amb la resta de la gestió econòmica, consulta la nostra guia sobre facturació i rebuts d'una acadèmia.
També pots descobrir les possibilitats del nostre programa de facturació per a acadèmies.