Preparar manualment els rebuts de tots els alumnes cada mes pot comportar moltes hores de feina administrativa, especialment en acadèmies que gestionen diferents cursos, tarifes i formes de pagament.
Per automatitzar els cobraments mensuals d'una acadèmia cal definir les quotes dels alumnes, generar-ne els rebuts automàticament i establir un procediment de cobrament i seguiment dels pagaments.
Un programa de gestió com Acadesoft permet centralitzar aquests processos i reduir les tasques repetitives relacionades amb la facturació.
Com funcionen les quotes mensuals automàtiques?
En una acadèmia, les quotes solen dependre del curs en què està matriculat l'alumne, de la tarifa corresponent i de les condicions econòmiques de la seva inscripció.
Per exemple, una acadèmia d'idiomes pot tenir alumnes que paguen una mensualitat de 65 euros, d'altres amb una quota de 90 euros i famílies que gaudeixen de descomptes per tenir diversos fills matriculats.
En lloc de preparar cada rebut manualment, un programa de gestió permet establir aquestes condicions econòmiques i generar els rebuts corresponents.
Acadesoft permet generar automàticament els rebuts dels cursos configurats amb quotes periòdiques, tenint en compte les tarifes i les condicions particulars de cada inscripció.
Quan es generen els rebuts dels alumnes?
A Acadesoft, els rebuts de quotes automàtiques es poden generar durant el procés d'inscripció de l'alumne, tant des de la gestió interna de l'acadèmia com mitjançant la matriculació en línia.
D'aquesta manera, els rebuts previstos per al curs poden quedar preparats des del moment en què es formalitza la matrícula.
Si posteriorment canvien les condicions d'una inscripció, hi ha una eina d'actualització de rebuts que permet revisar i regenerar determinats rebuts futurs.
Cal tenir en compte que els rebuts ja cobrats, facturats, vençuts o inclosos en una remesa bancària no es modifiquen automàticament mitjançant aquest procés.
Com cobrar les mensualitats mitjançant domiciliació bancària SEPA?
La domiciliació bancària és una opció habitual per a les acadèmies que cobren mensualitats de manera recurrent.
El procediment consisteix a disposar de l'autorització bancària del responsable del pagament, preparar els rebuts corresponents i generar una remesa SEPA per presentar-la a l'entitat bancària.
Amb Acadesoft, l'acadèmia pot:
- Registrar les dades bancàries dels responsables del pagament.
- Preparar els rebuts corresponents a les mensualitats.
- Seleccionar els rebuts que s'han d'incloure en una remesa bancària.
- Generar el fitxer SEPA en format XML per enviar-lo al banc.
- Consultar els rebuts associats a cada remesa.
Un cop generat el fitxer, l'acadèmia l'ha de presentar a través de la seva entitat bancària per tramitar els cobraments.
Aquest sistema evita introduir individualment cada domiciliació i facilita la gestió periòdica dels rebuts.
Es poden agrupar els cobraments de diversos germans?
Quan diversos germans estan matriculats en una mateixa acadèmia, és habitual que les seves mensualitats es domiciliïn al mateix compte bancari.
Acadesoft disposa d'una opció per agrupar en un únic càrrec bancari els rebuts que comparteixen el mateix IBAN dins d'una remesa SEPA.
Aquesta possibilitat pot simplificar els moviments bancaris de les famílies i ajudar a reduir determinades comissions de domiciliació, segons les condicions de cada entitat bancària.
Com controlar les mensualitats pendents o retornades?
Automatitzar la generació de rebuts no significa que tots els cobraments es facin correctament. Una família pot retornar una domiciliació, canviar de compte bancari o tenir una mensualitat pendent.
Per això, és important fer un seguiment dels rebuts cobrats, pendents i retornats.
Acadesoft permet consultar l'estat dels rebuts i gestionar les devolucions bancàries. També inclou opcions per establir nous venciments i configurar determinades condicions relacionades amb els rebuts retornats.
És important comprovar el resultat de les remeses a l'entitat bancària: que un rebut s'hagi inclòs en una remesa no garanteix que el banc n'hagi completat el cobrament.
Quins avantatges té automatitzar els cobraments d'una acadèmia?
Una gestió automatitzada de les mensualitats permet:
- Reduir el temps dedicat a preparar rebuts.
- Evitar errors en aplicar tarifes i condicions econòmiques.
- Organitzar els venciments de les quotes.
- Preparar les domiciliacions bancàries de manera agrupada.
- Identificar els imports pendents de cada alumne.
- Mantenir l'historial econòmic vinculat a les inscripcions.
El principal avantatge és que la informació acadèmica i econòmica es manté connectada, sense necessitat de tenir llistats independents d'alumnes i cobraments.
Preguntes freqüents sobre els cobraments mensuals de les acadèmies
He de crear manualment els rebuts de cada alumne cada mes?
No necessàriament. Acadesoft permet generar automàticament els rebuts de quotes periòdiques a partir de la configuració del curs i les condicions econòmiques de cada inscripció.
Acadesoft cobra automàticament les mensualitats a través del banc?
Acadesoft permet preparar les remeses bancàries SEPA, però l'acadèmia ha de presentar el fitxer generat a la seva entitat bancària per tramitar els cobraments.
Puc aplicar descomptes diferents a determinats alumnes?
Sí. Es poden configurar condicions econòmiques particulars i descomptes que es tenen en compte en generar els rebuts.
Què passa si canvia la quota mensual d'un alumne?
Acadesoft disposa d'una eina per actualitzar determinats rebuts futurs quan canvien les condicions econòmiques d'una inscripció. Els rebuts ja cobrats, facturats o inclosos en remeses requereixen un tractament diferent.
Puc domiciliar les quotes de diversos germans en un únic càrrec bancari?
Sí. Acadesoft permet configurar l'agrupació de rebuts per IBAN dins de les remeses bancàries SEPA.
Simplifica la gestió de les mensualitats de la teva acadèmia
Acadesoft integra la generació de rebuts, les quotes periòdiques i la preparació de domiciliacions bancàries amb la informació dels alumnes i cursos.
Si vols conèixer altres modalitats de cobrament, pots consultar la nostra guia sobre com gestionar la facturació i els rebuts d'una acadèmia.
També pots descobrir les funcionalitats del nostre programa de facturació per a acadèmies.